Carico e scarico magazzino come farlo correttamente

Carico e scarico magazzino sono attività relative alle movimentazioni delle merci in entrata e in uscita dal magazzino.

Rilevare correttamente i beni in transito, registrare e documentare ogni trasferimento, consente di avere una situazione delle scorte sempre sotto controllo, e quindi effettuare gli acquisti in modo mirato, senza troppi esuberi o eccessive rotture di stock.

Inoltre, il monitoraggio che scaturisce dalla tracciabilità delle merci attraverso la documentazione relativa a entrate e uscite, consente un controllo costante e una supervisione completa sui beni, nonchè una valorizzazione del magazzino sempre aggiornata e una tenuta contabile conforme.

Indice

• I movimenti di carico e scarico delle merci

• Magazzino carico scarico e documentazione

• Registrazione delle movimentazioni di carico e scarico

• Software carico scarico magazzino

I movimenti di carico e scarico delle merci

I movimenti di magazzino si dividono in:

• Movimenti di carico

• Movimenti di scarico

I movimenti di carico del magazzino sono i movimenti in entrata, riguardano quindi l'ingresso delle merci in magazzino.

Al contrario, i movimenti di scarico del magazzino sono tutti i movimenti in uscita, relativi quindi all'uscita delle merci dal magazzino.

I movimenti di carico di magazzino e quindi in entrata riguardano:

• Materie prime per la lavorazione

• Prodotti finiti destinati alla vendita

• Imballaggi e materiali accessori

• Resi da parte di clienti

• Prodotti lavorati da terzisti per conto dell'azienda

• Articoli ricevuti in cambio merce

• Beni provenienti da altri magazzini o punti vendita di proprietà

I movimenti di scarico del magazzino al contrario sono tutti i movimenti in uscita, relativi quindi a qualsiasi bene che transita verso l'esterno e quindi:

• Prodotti venduti

• Beni destinati a terzisti per essere lavorati

• Articoli destinati ad altri magazzini, punti vendita della stessa proprietà

• Prodotti destinati al conto visione presso terzi

• Sostituzioni in garanzia

• Resi a fornitori

Ci sono poi delle movimentazioni di scarico, che pur facendo parte della normale attività hanno un'identità diversa, non sono così frequenti e alcune di loro sono specifiche a seconda della tipologia di attività.

Queste movimentazioni possono essere riassunte come segue:

• Prodotti scaduti o obsoleti destinati allo smaltimento

• Beni danneggiati non più commerciabili

• Omaggi di varia natura

• Residui o scarti

• Ammanchi

• Cali naturali o tecnici

Magazzino carico scarico e documentazione

Abbiamo visto quali sono le movimentazioni che generano carico e scarico di magazzino. Come ogni attività che si effettua all'interno di un'azienda, anche quella relativa alle movimentazioni di magazzino deve essere accompagnata da apposita documentazione.

Documentazione merce in entrata

La merce in entrata può essere accompagnata dai seguenti documenti:

• Il documento di trasporto (DDT);

• La fattura accompagnatoria

• L'ordine

• Lo scontrino di reso

Documentazione merce in uscita

La merce in uscita può essere accompagnata dalla seguente documentazione:

• Il documento di trasporto (DDT);

• La fattura accompagnatoria

• L'ordine

• Lo scontrino

Il documento che accompagna il bene è molto importante per comprovare l'avvenuta consegna e relativa ricezione.

La copia del documento, infatti, viene sempre emessa in duplice copia, una all'emittente e una al ricevente.

Nel caso di scontrino, e quindi parliamo di vendita al dettaglio, viene rilasciata una copia al cliente, mentre una rimane nel giornale di fondo del registratore telematico.

Registrazione delle movimentazioni di carico e scarico

A questo punto per avere una buona gestione delle giacenze di magazzino è opportuno registrare tutte le movimentazioni di carico e scarico effettuate.

Il carico di magazzino per la gestione delle giacenze si può fare secondo 3 modalità diverse, che sono strettamente legate alle procedure adottate per la gestione del magazzino stesso, e quindi: manualmente, con foglio di calcolo Excel, con un apposito software gestione magazzino.

Registrazione manuale

La registrazione manuale si effettua registrando appunto manualmente i transiti in entrata ed uscita su apposito registro carico e scarico magazzino, disponibile in commercio nei negozi di prodotti per ufficio.

È una modalità non più tanto in uso se non tra le attività che non hanno una grande movimentazione di merci.

Registrazione su file carico scarico magazzino excel

L'utilizzo della scheda magazzino excel è un modo più evoluto rispetto a quello manuale.

Richiede l'utilizzo di un computer e una certa dimestichezza con le formule del foglio di calcolo.

Sostanzialmente si andranno ad indicare per data i prodotti in entrata e in uscita e relativa quantità.

Gli articoli presenti nel foglio di calcolo per la gestione magazzino Excel devono ovviamente contenere i dettagli del prodotto, quindi il codice articolo, eventuale codice a barre, e descrizione, diversamente, soprattutto in presenza di diverse referenze si potrà creare confusione tra prodotti similari.

Programma carico scarico magazzino, la registrazione mediante un software

L'utilizzo di un programma gestione magazzino per la registrazione delle operazioni di carico e scarico è indubbiamente il metodo più pratico e vantaggioso sotto tutti i punti di vista.

La precisione di un software riduce a zero gli errori manuali.
L'automazione delle procedure semplifica e velocizza le attività anche grazie all'utilizzo della tecnologia barcode indispensabile nella gestione dei prodotti all'interno dei magazzini.

Il mercato offre una vasta gamma di software gestione magazzini.

Per essere in grado di identificare il programma carico e scarico magazzino più idoneo da utilizzare è fondamentale conoscere ed analizzare attentamente le esigenze della propria realtà.

Tra queste le più importanti da considerare sono: la tipologia e le dimensioni dell'azienda, le caratteristiche e la quantità di referenze, il volume di lavoro.

Queste valutazioni sono molto importanti in quanto è fondamentale che uno strumento di lavoro come un gestionale, sia adatto per funzionalità e dimensioni a quelle dell'azienda che lo utilizza.

Se ha troppe funzionalità non sfruttate rischia di creare confusione all'utente, al contrario se è sotto dimensionato rispetto alle esigenze dell'utilizzatore, non consente di raggiungere lo scopo.

Vediamo ora due soluzione modulabili di programma magazzino che oltre ad una gestione completa dell'attività prevedono un'ottima gestione di carico e scarico merci magazzino.

Software carico scarico magazzino

iKYBER Shop

iKYBER Shop è il programma ideale per la gestione del magazzino nella vendita al dettaglio delle seguenti realtà:

• Punti vendita in apertura.

• Negozi di piccole  e medie dimensioni

• Attività commerciali che non trattano un numero cospiquo di referenze

iKYBER Shop ha tutte le caratteristiche ideali per l'automazione delle operazioni di magazzino.

Dalle operazioni di carico e scarico dei prodotti, alla gestione automatizzata delle giacenze, documenti di vendita, compresa l'emissione dello scontrino elettronico con collegamento diretto con il registratore telematico.

Ha un ottimo rapporto qualità prezzo, e si posiziona perfettamente nella fascia entry level.

iKYBER Portal

iKYBER Portal è il software in cloud per la Gestione magazzino.

Può essere utilizzato abbinato a iKYBER Shop per le realtà che hanno la necessità di gestire anche la vendita al banco.

iKYBER Portal è multisede, multimagazzino e gestisce un numero illimitato di listini e articoli.

È completo di App Android per agevolare e velocizzare tutte le operazioni di movimentazione, carico e scarico di magazzino, con lettura di codici a barre dei prodotti anche direttamente dagli scaffali.

È ideale per le attività commerciali che vogliono automatizzare e velocizzare i processi di lavoro in modo semplice e preciso.

I diversi livelli di accesso a seconda delle mansioni dell'operatore, consentono una flessibilità di gestione non solo del magazzino, ma anche di tutti gli altri reparti dell'azienda.