Gestionale cassa negozio: i requisiti del punto cassa ideale

Quando ci si trova a confrontare diversi software per cassa negozio, le valutazioni da fare nella scelta del migliore gestionale punto vendita possono mettere in difficoltà anche l'utente più esperto.

In un'analisi iniziale le prime cose da considerare sono fondamentalmente due:

1. Che il gestionale di cassa abbia le funzionalità che consentono di gestire le particolarità legate alla propria attività: vendita a peso, gestione taglie e colori, matricole, lotti, scadenze... a seconda del proprio settore.

2. Che il software sia costantemente aggiornato per essere in linea con l'evoluzione del mercato retail.

Indice degli argomenti

• Quando serve un gestionale?

• Software gestionale per negozio: uno sguardo veloce alla sua evoluzione

• Il software gestione punto vendita in linea con le nuove frontiere del retail

• Gestionale di cassa: le 7 caratteristiche indispensabili nel retail di oggi

• Statistiche e analisi dati

Quando serve un gestionale?

Un gestionale serve quando si vogliono automatizzare determinate procedure all'interno di un'azienda.
Il gestionale infatti non è altro che è un programma informatico che consente l’automatizzazione di alcuni processi aziendali.

Nel caso di un software gestionale per negozi, possiamo dire che il programma cassa negozio serve quando si vogliono effettuare tutte le operazioni di cassa in maniera automatica: sconti, promozioni, fidelizzazione del cliente, scontrino elettronico, fattura elettronica e così via.

Come funziona un gestionale?

Un software gestionale, che può essere installato come applicazione in cassa o utilizzato come piattaforma cloud, si utilizza per fare tutte le attività che diversamente dovrebbero essere fatte manualmente, con calcolatrice, o con fogli di calcolo come Excel, a seconda delle operazioni che si devono svolgere.

Per esempio, se la gestione cassa negozio non prevede l'applicazione degli sconti, questi dovranno essere fatti con una calcolatrice.
Se il gestionale di cassa non gestisce lo scarico di magazzino degli articoli venduti, l'aggiornamento delle rimanenze potrà essere fatto con un foglio di Excel, così come l'inventario e così via.

Software gestionale per negozio: uno sguardo veloce alla sua evoluzione

Il software registratore di cassa da anni ormai affianca il tradizionale registratore fiscale, e possiamo dire che è stato rivoluzionario nella gestione del punto vendita.

Con il misuratore fiscale infatti, venivano espletate solo le funzioni puramente "fiscali" per l'appunto: emissione dello scontrino, con nome articolo generico, es. abbigliamento, e aliquota iva.

I primi software gestionali per negozio hanno introdotto degli automatismi molto importanti: dallo scarico automatico del magazzino al momento dell'emissione dello scontrino fiscale, al controllo del magazzino con relative giacenze e riassortimenti.

I più evoluti software gestione cassa e magazzino oltre all'automazione delle procedure di vendita, sincronizzavano anche i movimenti di magazzino, dando vita a delle statistiche molto interessanti.
Quelle relative alla vendita per singolo articolo per esempio, l'indice di rotazione di un prodotto a magazzino, lo storico del venduto per periodo, l'inventario sempre aggiornato e così via.

Ora però la tecnologia offre qualcosa di più e soprattutto il modo di vendere e acquistare è cambiato radicalmente. Vediamo come.

Il software gestione punto vendita in linea con le nuove frontiere del retail

L'innovazione tecnologica negli ultimi anni è entrata in modo imponente nella vita di tutti i giorni di qualsiasi persona, esempio tra tutti l'utilizzo dello smartphone, ma non è il solo.

Pensiamo per esempio all'evoluzione dei pagamenti digitali: la diffusione delle carte di debito, i coupon digitali come le gift card virtuali, Apple pay e Google pay.

La pandemia infine ha accelerato l'utilizzo da parte di tutti, proprio degli strumenti messi a disposizione dall'innovazione tecnologica.

La conseguenza di tutto ciò è stato il mutamento dell'esperienza di acquisto del cliente: acquistare in negozio o on-line, sui social o su app, utilizzare lo stesso metodo di pagamento su tutti i canali, è diventata una cosa naturale.

L'omnichannel di cui si sente parlare sempre più spesso è proprio l'esperienza del cliente senza interruzioni e quindi con la stessa qualità e senza alcuno sforzo, tra i vari touch point, ossia i canali di contatto.

La sfida del retailer oggi è proprio questa.
Riuscire a fare compiere al cliente un percorso lineare durante l'esperienza con il Brand, durante il suo Customer Journey.

Cosa deve fare un buon software gestione punto vendita in linea con le nuove frontiere del retail quindi?

Deve essere in grado di garantire l'automazione del processo di acquisto del cliente e quindi oltre a gestire la cassa negozio, deve prevedere anche la gestione dell'insieme (anche con moduli supplementari facoltativi), tutto con un unico gestionale retail.

Gestionale di cassa le 7 caratteristiche indispensabili nel retail di oggi

Vediamo ora nel dettaglio quali sono i requisiti ideali che deve avere oggi un software gestionale di cassa, non solo per semplificare le attività quotidiane, ma e soprattutto per potenziare le vendite in negozio, in funzione delle opportunità offerte dalle nuove frontiere del retail.

Gestione magazzino centralizzata

Proprio perchè i canali di vendita non si limitano più al negozio fisico, la gestione del magazzino è diventata ancora di più il fulcro di tutta l'attività.

Centralizzare la gestione dei prodotti è un'esigenza sempre più sentita anche da parte del piccolo punto vendita.

Avere una visione completa della disponibilità della merce, è indispensabile per potersi approcciare alla vendita on-line.

Anche se non si ha un sito e-commerce infatti, è possibile vendere direttamente sui social oppure sui market place come Amazon per esempio.

Il fenomeno del click and collect inoltre, ossia prenota on-line e ritira in negozio, è sempre più diffuso.
Mettere in vendita una quantità di prodotti dei quali non si ha una situazione reale può creare notevoli disagi, soprattutto di perdere credibilità nei confronti del cliente, che per l'acquisto futuro farà ricadere la propria scelta su un altro fornitore.

Gestione pagamenti multipli

I pagamenti elettronici negli ultimi tempi hanno affiancato quelli cash in maniera molto importante.

Come dicevamo prima, il cliente è sempre di più abituato a pagare con bancomat e carta di credito, ma non solo.

La vendita e l'utilizzo sempre più diffusi delle gift card e dei buoni merce, implica la gestione dei pagamenti multipli o misti.

Per fare un esempio, se il cliente fa una spesa di 50,00 euro e ha una gift card del valore di 20,00 euro, il software di cassa dovrà consentire la gestione del pagamento misto con l'emissione di un unico scontrino, che indicherà l'importo corrisposto suddiviso per modalità di pagamento.

Emissione e gestione gift card

La gift card non è più riservata solo ai grandi Brand, ma è una realtà che ogni retailer dovrebbe prendere come un'ottima opportunità di business.

Il gestionale cassa deve quindi prevedere una gestione completa della gift card, che va oltre al pagamento come abbiamo visto sopra vediamoli si seguito.

Emissione della gift card

Un buon software di cassa consente di emettere la gift card, stampabile anche dal registratore telematico abitualmente in uso, e quindi buono multiuso non nominale, che può essere regalato dall'acquirente e utilizzato ientro un determinato periodo (la validità è a scelta del negoziante)

Gestione del valore facciale della card con credito residuo

La gift card al momento dell'emissione ha un valore cosidetto facciale.

Al momento del suo utilizzo il cliente non necessariamente deve utilizzare l'intero importo, che può essere quindi anche parziale.

In questo caso il gestionale di cassa deve gestire il credito residuo della card, con valore facciale, importo speso (data e punto vendita, in caso di più negozi) da consegnare al cliente per l'utilizzo successivo.

Gestione del pagamento misto

Come visto sopra, se l'importo del buono di acquisto non copre l'importo della spesa, il sistema di cassa deve consentire di gestire il pagamento integrativo in contanti o in formato elettronico.

Gestione documenti fiscali

Le nuove normative hanno introdotto diversi cambiamenti in fatto fiscale, che non lasciano indifferente nessun retailer.

L'introduzione dello scontrino elettronico e la trasmissione telematica dei corrispettivi sono senza dubbio le novità che più hanno fatto eco, ma non sono le uniche.

La gestione di buoni reso è diventata una consuetudine, ed è fondamentale che il gestionale di cassa sia in grado di farlo in modo semplice e veloce, sia per gli scontrini che hanno prodotti con un'unica aliquota iva, sia per quelli che riportano articoli con aliquote iva diverse, dove l'emissione del buono diventa un pò più complessa.

L'annullo dello scontrino è un altro dei cambiamenti importanti introdotti con gli ultimi aggionamenti legislativi.

Ovviamento l'annullo di uno scontrino deve essere fatto in casi eccezionali, però quando si presenta la necessità, la procedura deve essere fattibile e semplice da effettuare.

Ultima, ma non importanza, l'introduzione della fattura elettronica e relativa nota di credito, anche per la vendita al dettaglio.

Pur essendo la minima parte i clienti che richiedono questa tipologia di documento, è importante che il software di cassa sia in grado di gestire l'emissione in modo semplice e veloce.
Non va dimenticato che la fattura elettronica impone dei tempi da rispettare, per l'emissione e per la trasmissione all'Agenzia delle Entrate, tempi che se non vengono rispettati comportano delle sanzioni molto importanti.

Gestione fidelity card e riconoscimento clienti

La fidelity card è uno strumento fondamentale per la fidelizzazione dei clienti.

Sempre di più però la card fisica, che tra l'altro comporta una spesa di stampa e realizzazione abbastanza importante, lascia il posto alla card virtuale.

Un buon software di cassa deve consentire il riconoscimento dei clienti anche semplicemente con i dati anagrafici o il numero di telefono, e non solo.

Il cashback, che sempre di più sta prendendo piede rispetto alla raccolta punti a premi, prevede una gestione molto attenta, nelle modalità di accumulo e in quelle di rilascio.

Gli storni sugli importi di vendita per la restituzione del cashback, se non gestiti correttamente, possono portare delle perdite importanti all'attività.

Gestione sconti e promozioni

Per stare al passo con le nuove frontiere del retail, un occhio di riguardo va riservato anche agli sconti e alle promozioni.

Non più solo saldi di fine stagione, ma eventi continui che prevedono giornate promozionali, e per rimanere in linea con la l'offerta del mercato, non possono essere ignorati.

È fondamentale quindi che il gestionale di cassa dia la possibilità di gestire in modo molto snello tutte le iniziative promozionali, anche per periodi limitati come può essere una giornata.

Inoltre, non va sottovalutato il fatto che delle buone iniziative di marketing legate alle fidelity card prevedono sconti personalizzati, anche a seconda della soglia di spesa media del cliente.

È molto importante quindi che il gestionale preveda anche l'automazione dei listini promozionali in funzione delle fidelity card.

Gestione diversi codici a barre per prodotto

Il codice a barre è sicuramente il metodo di codifica più utilizzato per la gestione degli articoli, molto utile anche per la vendita on-line, oltre che per la vendita in cassa.

Solitamente il codice a barre viene generato direttamente dal fornitore, motivo per cui, quando il prodotto arriva in negozio è già codificato. 

Spesso lo stesso prodotto viene codificato dal produttore con codici a barre diverse.

Questo succede per esempio quando quel determinato articolo viene proposto ad un prezzo promozionale per un periodo limitato, oppure semplicemente viene riassortito in produzione con un nuovo codice.

Il software di cassa deve consentire di abbinare più codici a barre allo stesso prodotto.
I vantaggi più rilevanti si manifestano soprattutto in cassa in fase di vendita, ma non solo.

La mancata gestione di questa particolarità rischia di non dare una reale situazione delle movimentazioni di magazzino e relative giacenze.

Lo stesso prodotto, solo perchè codificato in modo diverso può rischiare di rimanere dimenticato in rimanenza, e andare in rottura di stock con le vendite con il nuovo codice, perchè non associato.

Statistiche e analisi dati

Sempre più importante nel panorama odierno del retail è l'analisi dei dati.

Avere delle statistiche aggiornate in tempo reale, significa sapere cosa succede all'interno della propria azienda, nel momento stesso in cui il dato viene rilevato.

I dati che un buon software cassa negozio può rilevare, elaborare e mettere a disposizione sono molteplici.

Dal numero degli scontrini emessi per fascia oraria e per operatore, alla percentuale di conversione tra persone entrate e vendite effettuate.

Dallo scontrino medio, all'indice di rotazione per prodotto, dalla reddittività di ogni singolo prodotto, ai marchi e fornitori che consentono un margine di guadagno maggiore.

I dati e le statistiche elaborate e messe a disposizione in tempo reale, sono molto importanti nella gestione del retail.

Esse infatti consentono di intervenire immediatamente in caso di anomalie (promo su prodotti fermi, turni di lavoro su fasce orarie, etc), consentono di avere anche un previsionale in funzione dello storico, infine, permettono di gestire dei KPI anche in funzione della propria strategia di business.