Inventario magazzino: cos'è e come farlo in modo veloce ed efficiente

L'inventario magazzino è un'attività che aiuta a controllare i livelli delle scorte presenti in azienda. È fondamentale per stabilire i giusti riassortimenti, ma anche per verificare il valore della merce in carico e quindi avere un quadro corretto della situazione.

In questo articolo vedremo:

• Inventario di magazzino: cos'è e a cosa serve
• Metodologie di inventario
• Inventario magazzino come si fa
• Benefici derivanti dall'inventario di magazzino

Inventario di magazzino: cos'è e a cosa serve

L'inventario è l'elenco dettagliato di tutta la merce destinata alla vendita, che l'azienda ha all'interno del proprio magazzino.
Un inventario deve avere le seguenti caratteristiche:

• Elenco di tutti i prodotti in giacenza
• Raggruppamento per categorie
• Il valore economico di ogni referenza

Queste voci vengono poi inserite nel bilancio aziendale e il loro valore influisce sul risultato d'esercizio.
Fare l'inventario consente di verificare immediatamente:

• Che le quantità corrispondano a quanto registrato nel sistema informatico
• Prodotti con grandi quantitativi in giacenza "persi di vista"
• Carenza di scorte di prodotti con grande rotazione
• Eventuali ammanchi di prodotti, per furti o altri motivi
• Prodotti obsoleti, con scadenze prossime o già scaduti

Alla luce di questo è evidente che questa attività è molto utile non solo per le grandi aziende ma per qualsiasi attività commerciale.

Metodologie di inventario

L'inventario viene notoriamente fatto alla fine dell'anno proprio perchè, come abbiamo visto sopra, il suo valore viene inserito nel bilancio dell'azienda.
Tuttavia, una buona gestione magazzino, che contribuisca in maniera determinante al raggiungimento degli obiettivi di tutta l'attività, prevede che l'inventario venga effettuato con una certa regolarità.

Vediamo quindi nel dettaglio le metodologi di inventario più diffuse:

Inventario annuale

È, come già detto, la metodologia più diffusa. Tra fine dicembre e i primi di gennaio (a seconda di quando lo richiede il commercialista) ogni azienda effettua questa attività che, per come viene concepita in questo caso, è solo un'incombenza poco gradita.
Le aziende più grandi chiudono l'attività per 1/2 giorni, quelle più piccole lo fanno solitamente la sera per non bloccare l'attività quotidiana.

Inventario a rotazione o parziale

Questa modalità è molto consigliata soprattutto per le aziende che hanno una numero elevato di referenze. In questo caso l'inventario viene effettuato periodicamente, e solitamente in modo parziale su un determinato scaffale o marchio, o comunque su una quantità limitata.
L'inventario a rotazione, oltre ad occupare meno tempo e risorse, consente all'attività di trarre dei reali benefici derivanti da una visione sempre aggiornata della situazione delle giacenze, in particolare:

• Garantisce un maggiore controllo del magazzino
• Consente di evitare rotture di stock
• Permette di individuare esuberi di giacenze

Se si utilizza un gestionale negozio è importante in questo caso che esso preveda tra le funzionalità la possibilità di effetturare l'inventario parziale.

Inventario in tempo reale

Questa modalità prevede un monitoraggio costante delle entrate e delle uscite della merce. È la tipologia di inventario che in assoluto prevede l'utilizzo di un buon gestionale magazzino. In questo caso infatti ad ogni ricevimento di prodotti e relativo inserimento del carico è indispensabile che l'aggiornamento delle giacenze avvenga in tempo reale. Allo stesso modo ad ogni emissione di un documento, come scontrino e fattura, lo scarico deve avvenire automaticamente.
In questo modo le giacenze sono sempre allineate.

Inventario magazzino come si fa

A questo punto entriamo nel vivo dell'attività: come si fa un inventario.
Abbiamo già fatto un breve cenno su quali sono le informazioni che un inventario deve contenere, rivediamole nel dettaglio:

• Codice articolo e descrizione
• Quantità del prodotto in giacenza alla data dell'inventario
• Prezzo di acquisto, che può essere il prezzo dell'ultimo acquisto o il prezzo medio di acquisto

Come si procede alla registrazione di queste informazioni.

Inventario magazzino con carta e penna

Si suddivide un foglio a colonne e si riportano le informazioni necessarie.

Vantaggi

• Non comporta nessuna spesa
• Non richiede competenze tecnologiche

Svantaggi:

• Richiede molto tempo
• Comporta un alto rischio di errori manuali

Per chi è adatto
Per le aziende di piccole metrature che non trattano molti articoli.

Inventario con foglio excel gestione magazzino

Si impostano delle formule per i conteggi automatici su un foglio di exce e si riportano i dati neccessari.

Vantaggi:

• Non comporta nessuna spesa, se ovviamente si è in possesso di un computer o tablet.

Svantaggi:

• Richiede un pò di conoscenza di excel
• Comporta un rischio, se pur minore rispetto a carta e penna, di errori manuali

Per chi è adatto
Ad aziende di piccole e medie metrature che non trattano molti articoli

Inventario con un gestionale magazzino

Un gestionale magazzino consente di fare l'inventario in modo semplice e veloce.

È sufficiente verificare che le giacenze corrispondano realmente con quelle inserite a sistema e modificare la quantità in caso di incongruenze (possono essere date da furti, prodotti scaduti e buttati senza avere registrato lo scarico etc.)
Tuttavia è bene considerare che ci sono programmi magazzino molto più performanti di altri, che agevolano il lavoro, lo velocizzano e lo snelliscono in maniera determinante.

Per comprendere se un gestionale magazzino rientra tra i top della gamma è fondamentale identificare le seguenti caratteristiche:

• Monitoraggio e aggiornamento costante in tempo reale delle movimentazioni in entrata ed uscita
• Possibilità di effettuare l'inventario parziale
• Collegamento con un'app per la gestione del magazzino

Vantaggi:

• Velocità, in quanto le informazioni dei prodotti come codice e prezzo sono già inseriti a sistema
• Elimina quasi completamente l’errore umano

Svantaggi:

• Il software ha un costo

Per chi è adatto

Indubbiamente un gestionale magazzino che automatizza le operazioni è adatto a qualsiasi tipologia di attività.
Ovviamente per le attività di piccole dimensioni e con poche referenze, non è indispensabile come invece lo è per negozi medi e grandi che trattano tanti articoli.

Benefici derivanti dall'inventario di magazzino

Conoscere le giacenze di magazzino e il loro valore ti permette di ottimizzare qualsiasi attività all’interno dell'azienda.

Vediamo alcuni suggerimenti utili su come sfruttare le informazioni derivanti dall'inventario a seconda dei risultati ottenuti.

L'inventario di magazzino e la scelta dei fornitori

Effettuare l’inventario, anche parziale, con una certa sistematicità ti permette di avere sotto controllo eventuali errori nella consegna della merce.
Spesso infatti succede che una consegna arrivi in un momento in cui non si può dedicare molto tempo al carico dei prodotti a magazzino e nel momento in cui vengono conteggiati e sistemati a scaffale, sono già state effettuate delle vendite.
Se hai un inventario aggiornato vedi subito se la merce consegnata corrisponde a quella ordinata, per quantità e tipologia di prodotti, diversamente il rischio è di non scoprirlo mai.
Essere a conoscenza di incongruenze importanti come questa, ti consente di intervenire con il fornitore o decidere di acquistare da altri.

Inventario merce e valutazione sui prodotti da acquistare

Sapere con esattezza quanti prodotti hai in magazzino in relazione a quelli che hai acquistato, ti permette di capire anche i livelli di scorte che devi avere sempre a disposizione.
Questo dato ti permetterà di eliminare il problema di mancati ordini, con conseguente perdita di vendite. Al contrario potrai ridurre le scorte eccessive di un articolo con immobilizzazione di liquidità che ti limita negli acquisti di prodotti più venduti.

Il controllo del taccheggio nell'inventario magazzino

Conoscere con esattezza le giacenze di magazzino, sempre in relazione ai quantitativi ordinati, permette di tenere sotto controllo eventuali ammanchi di prodotti.
Essi possono essere imputabili a furti di clienti o collaboratori, ma molto spesso sono i fornitori stessi a non spedire la quantità ordinata o i corrieri a perdere i pacchi da consegnare.
Non effettuare i dovuti controlli aumenta costantemente il rischio di ammanchi, perché chi li provoca non viene preso in causa, e la perdita di guadagno continuerà ad aumentare.

Le iniziative promozionali come risultato dell'inventario negozio

Un inventario periodico consente di individuare se ci sono referenze ferme da troppo tempo, prodotti con scadenze vicine, rimanenze singole di prodotti che non tratti più.
Avere queste informazioni ti consente per esempio di creare un volantino offerte per tutti i clienti.

Promozioni mirate sui clienti

Per determinati prodotti che sono fermi puoi decidere di fare delle promozioni mirati sui tuoi clienti che hanno la carta fedeltà. Puoi riservare loro un prezzo speciale, oppure un numero di punti superiore rispetto a quello solito, così sono più incentivati ad acquistare.
Insomma, facendo l’inventario in modo sistematico, conosci bene il valore delle giacenze del tuo magazzino e questo ti aiuta veramente a migliorare i guadagni della tua attività.