Un magazzino efficiente è la garanzia di ottimi risultati per tutta l'azienda: ottimizzazione delle risorse, aumento della produttività, riduzione dei costi.
Come è noto però una buona gestione del magazzino comporta una serie di attività, tutte correlate tra loro, talvolta un pò complesse da gestire.
In questo articolo vedremo come aumentare l'efficienza del magazzino in 7 semplici passaggi.
Indice degli argomenti
Come organizzare e gestire un magazzino?
Organizzare e gestire un magazzino è un'attività fondamentale per aumentare la sua efficienza.
Per una buona organizzazione, prima di tutto è indispensabile determinare le esigenze di stoccaggio.
Considera quindi la quantità dei prodotti, la tipologia, e le dimensioni.
È importante inoltre verificare se lo spazio a disposizione è sufficiente per un buon magazzinaggio di tutti i prodotti.
Non sottovalutare questo passaggio.
Molto spesso infatti capita che, soprattutto gli articoli meno movimentati, vengano ubicati in qualche posizione fuori mano e soprattutto fuori controllo.
Il rischio notevole di questo tipo di situazioni è che il prodotto o viene dimenticato con inevitabili quanto inutili riassortimenti o, in caso di prodotti deperibili o fragili, vengono buttati, perchè scadono o si rompono.
Per fare bene questa valutazione è opportuno analizzare il layout del magazzino ed eventualmente fare degli interventi per ottimizzarlo.
Che cos'è il layout di magazzino?
Quando si parla di layout del magazzino ci si riferisce alla progettazione dello spazio.
Per una buona progettazione è opportuno considerare le principali aree del magazzino e quindi:
- Area di ricevimento
- Area di stoccaggio
- Area di spedizione
A seconda della tipologia di magazzino potrebbe essere necessaria anche una zona di controllo, uno spazio destinato alla verifica delle entrate e delle uscite delle merci.
Sempre nella valutazione degli spazi calcola se, in caso di bisogno, riesci a ricavare uno spazio aggiuntivo.
Una volta individuati gli spazi necessari, le scaffalature ideali per ottimizzare al meglio lo stoccaggio e stabilite le zone affinchè tutte le attività possano essere svolte in modo funzionale, assicurati che l'ambiente sia caratterizzato da opportuna segnaletica, indispensabile per la sicurezza e per la praticità di lavoro.
Quindi, riepilogando:
Quanto deve essere grande un magazzino?
Per organizzare un magazzino efficiente, nella valutazione delle sue dimensioni devi considerare, non solo lo spazio per il posizionamento dei prodotti, ma anche le aree di ricevimento e spedizione.
Oltre a questo devi considerare gli spazi necessari per effettuare i movimenti che servono per fare i prelievi e gli stoccaggi, che saranno proporzionati anche al tipo di attrezzatura che utilizzerai per farli, per esempio il muletto o il transpallet.
Etichettatura prodotti e codici a barre
L'etichettatura dei prodotti è un passaggio obbligatorio per avere un magazzino efficiente.
A meno che il tuo non sia un magazzino di produzione, e quindi avrai una gestione di codifica in linea con la tua strategia di produzione, gli articoli che ricevi dai tuoi fornitori sono già provvisti di un codice a barre.
È fondamentale verificare che i prodotti riportino la loro etichetta con il barcode.
Soprattutto se si tratta di prodotti di piccole dimensioni che vengono forniti con un'unica etichetta nel collo principale, procedi con la stampa di ogni singolo cartellino, meglio se adesivo, da attaccare su ognuno di essi.
Per fare questo è necessario un software codice a barre che in automatico ti stampa il quantitativo e la dimensione che preferisci.
Come gestire un magazzino con codici a barre?
Dopo avere fornito ogni articolo della propria etichetta, e avere posizionato la merce a scaffale, se vuoi rendere la gestione del tuo magazzino ancora più efficiente, stampa con lo stesso procedimento anche delle etichette da mettere sullo scaffale in corrispondenza di ogni referenza.
A cosa servono queste etichette?
Tieni presente che il codice a barre è in assoluto uno degli "strumenti" più utili nella gestione di un magazzino.
Avere un cartellino appeso a scaffale consente quindi di leggere velocemente tutte le informazioni relative al prodotto che rappresenta.
Gestire un magazzino con codici a barre è quindi un modo semplice e veloce per rendere il magazzino efficiente.
Vediamo alcuni benefici
- Consente di organizzare e tenere traccia dei prodotti;
- Facilita le operazioni di spedizione, ricezione, inventario e stoccaggio;
- Può essere utilizzato per rilevare automaticamente la posizione del prodotto, misurarne la quantità e monitorare le scorte;
- Può essere utilizzato per generare report dettagliati sullo stato dell'inventario in qualsiasi momento;
- Si riducono al minimo gli errori di trascrizione dei dati;
- Le informazioni raccolte vengono archiviate direttamente nel sistema informatico del magazzino;
- Tutti i dati sono facilmente accessibili da qualsiasi luogo;
- Velocizza i tempi di lavoro.
Per la gestione del codice a barre è necessario l'utilizzo di apposita apparecchiatura elettronica, lettore di barcode, e di un software gestione magazzino che registri ed elabori tutte le letture.
Posizionamento dei prodotti a scaffale
Abbiamo visto che per ottimizzare l'efficienza di un magazzino è fondamentale:
- Analizzare ler caratteristiche dei prodotti e quindi quantità, peso, volume etc
- Creare il corretto layout per tutto il lavoro di magazzino, non solo per il deposito
- Etichettare ogni singolo prodotto e possibilmente anche lo scaffale in corrispondenza
Adesso vediamo come stabilire il posizionamento dei prodotti a magazzino.
Una delle logiche più seguite in fase di valutazione è quella basata sull'analisi ABC.
L'ABC è un'analisi statistica, che si basa sulla teoria di Pareo 80/20. Puoi approfondirla in questo articolo.
L'analisi ABC applicata al posizionamento dei prodotti a magazzino prevede che l’80% dei movimenti nel magazzino sia generato dal 20% degli articoli.
Saranno quei prodotti quindi ad occupare le zone più comode al prelievo e quindi o nella parte bassa della scaffalatura o comunque più vicina ai punti di ingresso.
Controllo costante delle giacenze di magazzino
Il controllo e il monitoraggio costante delle giacenze consentono di avere la situazione sempre sotto controllo, indispensabile per avere un magazzino efficiente.
Come controllare le giacenze di magazzino?
Una delle migliori soluzioni è l'utilizzo di un software di gestione magazzini.
Un buon software di gestione dei magazzini ti consente di monitorare le scorte in tempo reale, permettendoti di conoscere esattamente cosa hai in magazzino in ogni fase della tua gestione.
È fondamentale registrare tutta la merce in arrivo prima di posizionarla, così come i prodotti che escono devono essere accompagnati da un documento che scarica in automatico il magazzino.
Potrai risalire in qualsiasi momento a quantità e data di acquisto per ogni singolo prodotto e relativa vendita, avere uno storico di tutti i movimenti, delle giacenze e dei dati previsionali, oltre all'indice di rotazione dato molto utile per capire la richiesta di un prodotto.
Avere delle informazioni dettagliate sulle giacenze e le movimantazioni della merce in magazzino, ti consente infatti di fare delle stime di calcolo di riordino e di scorta minima, che ti consentirà di evitare esuberi di magazzino o rotture di stock.
L'aiuto di un software magazzino in questo caso è prezioso, nulla però ti impedisce di utilizzare un foglio di calcolo, dove comunque per avere le informazioni necessarie devi registrare tutte le movimentazioni e impostare delle apposite formule.
Effettuare periodicamente un inventario, anche parziale, infine, consente di avere un controllo della situazione ancora maggiore.
Le differenze inventariali purtroppo, le cui cause possono essere diverse, dai furti al deperimento della merce per esempio, sono un dato importante per tutte le realtà che gestiscono un magazzino.
L'inventario quindi consente di organizzare e pianificare l'attività in modo ancora più preciso.
Come tenere sotto controllo il magazzino?
Abbiamo visto come la struttura e l'organizzazione del magazzino siano importanti per aumentare la sua efficienza.
La raccolta dei dati, meglio se fatta con l'ausilio di un software, la loro elaborazione e relativa analisi, è fondamentale per avere la situazione sempre sotto controllo.
Ultimo, ma non importanza, per aumentare l'efficienza del magazzino è fondamentale stabilire delle procedure di lavoro.
Il personale opportunamente formato, come del resto per tutte le tipologie di lavoro e ambiente, fa veramente la differenza.
Se ci sono più persone, è importante stabilire dei ruoli e designare un responsabile.
Se gestisci un piccolo magazzino da solo in prima persona, non sottovalutare comunque l'importanza di stabilire delle regole di lavoro.
Molto spesso, infatti, proprio perché ci sono molte cose da fare, si rischia di perdere l'ordine delle priorità.
Avere delle procedure da seguire precedentemente stabilite, aiuta sicuramente a raggiungere l'obiettivo di avere un magazzino efficiente.
La check list per tenere sotto controllo il magazzino in modo sistematico
- Verifica che la merce in arrivo corrisponda esattamente a quella ordinata.
Molto spesso, infatti, i fornitori inviano solo parte del materiale e a volte spediscono articoli non ordinati in sostituzione a quelli mancanti.
- Registra tutte le merci in entrata.
Prima di iniziare a stoccare i prodotti registrali a sistema. Se inizi a movimentare (vendere o distribuire) prima di avere fatto le opportune registrazioni, rischi di perdere il controllo della situazione.
- Assicurati che tutti gli articoli siano censiti a magazzino.
Ogni prodotto deve avere un proprio codice, meglio se barcode. Questo ti consentirà di rintracciare la merce in qualsiasi momento senza alcuna difficoltà.
- Registra qualsiasi movimento in uscita. Anche se devi semplicemente trasferire i prodotti da un magazzino all’altro, emetti un ddt con causale: "Movimento a titolo non traslativo della proprietà".
Lo stesso vale per lo smaltimento di prodotti avariati o rotti, o che comunque non sono più commercializzabili. Assicurati di scaricarli dal magazzino.
- Fai degli inventari periodici, sia per quantità che a valore.
Questo ti consentirà di rilevare eventuali differenze inventariali e di rintracciare eventuali prodotti ubicati erroneamente in spazi diversi da quelli prestabiliti.
- Analizza i dati rilevati dal gestionale magazzino, assicurandoti che siano sempre aggiornati in tempo reale.
Questo ti aiuterà a stabilire delle scorte minime che ti consentiranno di prevenire le rotture di stock.
Potrai inoltre rilevare immediatamente rallentamenti di movimentazioni, anche sulla base dello storico su periodo.
In questo modo potrai intervenire immediatamente su eventuali esuberi di giacenze, ottimizzando le vendite anche con promozioni mirate.
- Fai delle previsioni in funzione dello storico.
Un’analisi dettagliata dei dati ti consente di effettuare acquisti in modo più mirato, ottimizzando investimenti, spazi e costi in generale.
- Infine, crea delle procedure, stabilisci dei ruoli, forma il personale in modo adeguato. Responsabilizzare i collaboratori ti aiuta a migliorare l’efficienza del magazzino e quindi l’andamento di tutta la tua azienda.
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