Una buona gestione del magazzino parte dall'organizzazione del magazzino stesso.
Se è vero che quando si parla di gestione magazzino gli aspetti da considerare sono molteplici e di svariata natura, quando ci si chiede come migliorare la gestione del magazzino, ci si deve concrentrare proprio sulla sua organizzazione.
In questo articolo vedremo come una buona organizzazione magazzino può portare ottimi benefici a tutta l'attività, in tempi brevi e con risultati concreti e duraturi.
Codifica dei prodotti
La prima cosa da fare per assicurarsi una buona organizzazione magazzino è codificare tutti i prodotti presenti.
Potrà sembrare banale, in realtà per organizzare al meglio un magazzino, tutti gli articoli devono essere codificati ed etichettati.
Ovviamente dopo avere opportunamente individuato tutti i prodotti presenti in magazzino.
Generalmente i prodotti vengono forniti direttamente dal fornitore con un loro codice a barre, pertanto quando arrivano in magazzino sono già in ordine, bisogna comunque prestare attenzione, e ora vediamo perchè.
Il codice a barre è un identificativo univoco del prodotto, questo significa che non troveremo mai sul mercato due articoli diversi con lo stesso codice, neanche se il produttore è lo stesso, neanche se il prodotto è molto simile.
Attenzione però: lo stesso prodotto può avere più di un codice a barre.
Ed è proprio per questo motivo che se un magazzino non è bene organizzato con le corrette codifiche si rischia di perdere il controllo della situazione.
Le conseguenze relative a questa mancanza sono essenzialmente due:
- Riordini in quantità non conforme alle reali necessità, perchè non si ha un valore corretto delle giacenze e quindi delle scorte di magazzino.
- Perdita di vendite, perchè si è convinti di essere in rottura di stock e quindi sprovvisti di quel determinato prodotto, mentre in realtà l'articolo in questione ha solo un codice a barre diverso (da non confondere il codice a barre con il codice fornitore, perchè spesso le due cose non corrispondono).
Facciamo un esempio pratico
Sempre più spesso, soprattutto nei beni di largo consumo, il produttore lancia delle promozioni a tempo su determinati prodotti, con un prezzo di vendita al pubblico stabilito alla fonte, a volte indicato anche nella confezione (in gergo prezzo flashato).
Solitamente per quella fornitura con prezzo speciale il produttore assegna al prodotto un codice a barre diverso da quello consueto.
Se al momento del ricevimento della merce in magazzino, il nuovo codice a barre non viene associato a quello già esistente, si rischia di trattare lo stesso articolo come se fossero due diversi, con evidenti conseguenze negative sulla gestione delle vendite e di tutta l'attività.
Questo non è l'unico caso di barcode diversi relativi allo stesso prodotto.
Soprattutto quando non si conosce il modo di lavorare dei fornitori, è opportuno prestare molta attenzione.
Suddividere il magazzino in aree
Una buona organizzazione del magazzino prevede una suddivione in aree.
Anche per il magazzino di piccole dimensioni è importante suddividere gli spazi secondo una certa logica.
Quali sono le aree principali di un magazzino?
Le aree principali di un magazzino sono:
- Area di ricevimento
- Area di stoccaggio
- Area di spedizione
Area di ricevimento
L'area di ricevimento è la zona dove avviene per l'appunto il ricevimento della merce e se previsto, a seconda della tipologia di magazzino e prodotto anche il controllo di qualità e l’adattamento delle unità di carico.
L'area ricevimento deve essere nella zona del magazzino più comoda ovviamente al ricevimento della merce.
Se possibile è bene prevedere uno spazio supplementare per fare fronte a quantitativi eccezionali, soprattutto se non preventivati.
Area di stoccaggio
È l'area dove, come dice il termine stesso, avviene lo stoccaggio della merce.
Può essere suddivisa in più zone, a seconda delle dimensioni del magazzino.
Se si devono recuperare spazi per esempio, anche in funzione della tipologia di prodotto, si possono ricavare delle aree più o meno grandi dove vengono depositati prodotti non soggetti a movimentazione.
Se gestiamo un magazzino di abbigliamento per esempio, che ha delle stagionalità ben precise, se lo spazio a disposizione non è grande, si può pensare di stoccare la merce non richiesta in quel dato periodo, in un apposito spazio anche isolato.
Poichè per ottimizzare al massimo tutto lo spazio a disposizione nell'area stoccaggio del magazzino non è possibile mettere tutti i prodotti in una posizione comoda al prelievo, è opportuno strutturare il deposito delle merci seguendo un KPI molto importante nella gestione del magazzino, ossia l'indice di rotazione, abbinato ad un'analisi ABC.
Perchè è importante analizzare questo dato?
L'indice di rotazione indica il numero di volte in cui un determinato prodotto si rinnova all'interno del magazzino, e quindi "ruota".
La rotazione può essere alta, media, bassa
È opportuno nello studio della logistica e quindi nel posizionamento dei prodotti, schematizzare gli spazi in modo tale che gli articoli con una rotazione più alta siano collacati in zone più comode al prelievo.
Quindi nell'organizzazione dell'area di stoccaggio i passaggi da fare sono prevalentemente 3:
- Identificare i prodotti
- Valutare il loro volume
- Analizzare i tempi di rotazione
A questo punto si può passare alla loro ubicazione in magazzino.
Area di spedizione
Le attività che si svolgono in quest'area sono: la preparazione degli ordini e la spedizione della merce.
Nell'organizzazione magazzino l'area spedizione ricopre un ruolo molto importante.
Procedure precise, spazi adeguati, personale preparato, sono fondamentali per rispettare i tempi di spedizione e di consegna, elemento a cui qualsiasi cliente presta molta attenzione.
Controllo del magazzino
Per migliorare la gestione del magazzino siamo partiti dalla codifica dei prodotti.
Dopo avere identificato gli articoli a magazzino, averli categorizzati ed etichettati, abbiamo analizzato per ognuno di essi l'indice di rotazione.
In funzione di esso abbiamo stabilito il modo migliore di immagazzinare tutti i nostri prodotti nell'area di stoccaggio.
A questo punto possiamo dire di avere organizzato il nostro magazzino in modo funzionale.
Ora però per mantenere i benefici di questa organizzazione, dobbiamo fare in modo che le regole stabilite vengano rispettate, in modo tale da tenere la situazione sotto controllo.
Come tenere sotto controllo il proprio magazzino?
La prima cosa da fare è creare delle procedure dove si mettono per iscritto delle regole ben precise, ossia delle indicazioni su come ogni attività svolta all'interno del magazzino deve essere eseguita.
Chiunque si trovi per la prima volta a lavorare nel costesto, deve sapere esattamente cosa fare e come farlo.
È opportuno designare un responsabile magazzino, che effettui i dovuti controlli e che intervenga in caso di anomalie con la giusta formazione al personale addetto.
È fondamentale informatizzare le procedure e le operazioni che si svolgono all'interno del magazzino, in questo modo:
- Non si lascia spazio all'inventiva
- Si eliminano gli errori manuali
- Si velocizza qualsiasi operazione
Come informatizzare il magazzino?
Per informatizzare il magazzino è opportuno adottare l'utilizzo di un software magazzino, specifico per le proprie esigenze.
A seconda delle dimensioni dell'azienda, della tipologia di attività, se produzione industriale, food, retail, e a seconda del prodotto è opportuno valutare il programma più adatto alle proprie esigenze.
Un buon gestionale magazzino retail per esempio, da la possibilità di automatizzare qualsiasi operazione, dal ricevimento della merce al riordino automatico dei prodotti sottoscorta, dall'emissione e gestione dei documenti, all'organizzazione delle spedizioni, il tutto con semplici pochi passaggi che ottimizzano tempi e risorse.
Caterina Biotto : 23/12/2022
