Contabilità negozio

La contabilità negozio è un aspetto spesso sottovalutato dal commerciante che nella maggior parte dei casi si affida totalmente al commercialista.

Sicuramente appoggiarsi ad un professionista è la cosa giusta da fare per tutta la parte relativa alle scadenze fiscali, come la dichiarazione iva mensile o trimestrale, la dichiarazione dei redditi e le varie incombenze che nel nostro paese purtroppo non mancano per nessun tipo di attività.

Vero è però che la contabilità del negozio non riguarda solo gli aspetti puramente fiscali, ma anche quelli più ampi della gestione negozio vera e propria che, se fatta bene, fa veramente la differenza nei risultati dei guadagni.

Perché una buona contabilità negozio fa la differenza nei guadagni

Tenere sotto controllo in maniera costante tutte le spese di un negozio, permette di pianificare anche eventuali investimenti che aiutano ad aumentare le vendite, come per esempio sponsorizzate sui social, eventi presso il punto vendita, omaggi ai clienti più fedeli, etc.

Queste sono tutte iniziative praticamente indispensabili se si vogliono migliorare i risultati delle vendite, ma sono investimenti, piccoli o grandi, che devono essere pianificati in funzione delle altre spese che il punto vendita deve sostenere.

Come calcolare quindi le spese di un negozio per avere una buona contabilità?

Innanzitutto dobbiamo partire dalla distinzione tra costi fissi e costi variabili.

I costi fissi sono quei costi che se non sostieni, la mattina non puoi neanche aprire la saracinesca del negozio, come per esempio l’affitto del locale e il suo importo non varia in funzione delle vendite.

I costi variabili sono i costi che se anche non sostieni, la mattina puoi aprire lo stesso (non è proprio così, ma dopo vedremo perché) e variano in funzione delle vendite, come per esempio la merce che acquisti per rivendere.

La distinzione tra costi fissi e costi variabili non è sempre così netta.

Ci sono infatti dei costi fissi che possono variare in funzione delle vendite o del periodo.
E’ il caso del costo del personale per esempio, che pur essendo un costo fisso può aumentare in determinati periodi come a Natale se serve personale in più.

Bene, abbiamo visto che i costi si dividono in due tipi, i costi fissi  i costi variabili.

Ma cosa devi fare per avere una buona contabilità negozio?

Devi tenere traccia di tutte le spese, oltre che ovviamente di tutti i ricavi e quindi tenere la contabilià.

Come tenere la contabilità

Archivio documenti

La prima cosa da fare per avere una buona contabilità negozio è quella di tenere un archivio di tutti i giustificativi di spesa, ossia di tutti gli scontrini, le fatture, le ricevute dei prodotti e servizi che hai acquistato, dalla bolletta della luce all’acquisto della merce da vendere.

Spesso, se si tratta di piccole cifre, succede che per comodità si paga con i soldi della cassa ( mi viene in mente per esempio la spedizione di un reso a fornitore spedito dalle poste) e la ricevuta finisce in cestino.

Non va bene. Perché ogni costo, anche il più piccolo va detratto dai guadagni, così si abbassa l’utile e si pagano meno tasse, ma se non c’è traccia della ricevuta questo non è possibile farlo!

E’ vero che con la fattura elettronica e lo scontrino elettronico rimane comunque traccia nel cassetto fiscale, ma ti consiglio comunque di tenere sempre un archivio o cartaceo o elettronico, come preferisci.

Registrazione acquisti e corrispettivi

Una buona contabilità negozio abbiamo detto deve tenere traccia di tutti i costi, fissi e variabili, e di tutti i corrispettivi.

Questo è l’unico modo per capire se stai crescendo e migliorando la tua attività. Non basta però archiviarli, devi anche registrarli.

La registrazione di tutti i movimenti in entrata ed uscita la puoi fare in due modi:

• Con un software gestionale negozio
• Tenendo traccia manualmente di entrate e uscite anche su un foglio excel

La prima soluzione, ossia quella di utilizzare un software gestionale negozio è sicuramente la strada più semplice e più precisa, perché oltre alla registrazione di costi e ricavi da anche dei report e delle statistiche molto utili per la crescita dell’attività.

La seconda soluzione è sicuramente la più vantaggiosa in termini economici, ma meno precisa e più dispendiosa in termini di tempo.

Modalità di registrazione dei costi

Ci sono due cose molto importanti che devi tenere presente nella registrazione dei costi:

1. L’importo deve sempre essere al netto di IVA. L'IVA infatti è un'imposta che paga il consumatore finale, mentre l'azienda è solo il tramite tra il cliente stesso e l'Erario, pertanto non costituisce nè un costo nè un ricavo.

2. Alcuni costi sono pluriennali e di fatto sono degli investimenti e vanno considerati per la loro quota di ammortamento annuale.

Abbiamo visto che tenere la contabilità di un negozio, ovviamente parliamo di contabilità di base, non è complicato e non richiede competenze particolari, ma solo un lavoro costante e sistematico.

I benefici di questa attività superano di gran lunga l’impegno che richiede, è per questo che, se già non lo fai, ti consiglio di iniziare subito.

Contabilità negozio: perché è importante farla

Se ti abitui a fare la contabilità negozio in maniera sistematica ti si aprirà un mondo pieno di opportunità che prima neanche conoscevi.

Cerco di spiegarmi meglio.

La vita delle aziende, soprattutto negli ultimi anni, non è proprio così semplice nel nostro paese, questo lo sappiamo molto bene.

Ma le strade sono due: o ci piangiamo addosso e diamo sempre colpa alla crisi, o cerchiamo di adeguarci al nuovo sistema.
Alternativa chiudere tutto, e poi cosa facciamo?

Allora aggiungo questo e poi ho finito, promesso.

Avere la situazione economico patrimoniale della nostra attività sempre sotto controllo ci permette proprio di adeguarci al nuovo sistema, perché in qualsiasi momento riusciamo a capire se stiamo percorrendo la strada giusta e, se c’è qualcosa su cui intervenire non dobbiamo aspettare che ce lo dica il commercialista, per il quale siamo solo uno dei tanti clienti.

Possiamo scoprire per esempio che c’è qualche costo che possiamo ridurre o eliminare, e quei soldi li possiamo investire su una campagna social, oppure fare delle fidelity card per invogliare i nostri clienti a ritornare.

Oppure sapere quali sono i prodotti che non vendiamo e fare delle promozioni ragionate e mirate su clienti veramente interessati a quel tipo di prodotto, senza buttare soldi sparando sul mucchio.

Possono sembrare banalità o cose destinate solo alle multinazionali, ma credimi non è così, ci vuol solo pazienza e determinazione.

Per aiutarti in tutto questo abbiamo preparato per te uno strumento molto semplice, che ti aiuterà a gestire i costi, i ricavi e molto altro ancora.

E’ la calcolatrice del commerciante, uno strumento gratuito al quale puoi accedere anche dal tuo smartphone, vedere quali sono le reali potenzialità del tuo negozio e iniziare a mettere in pratica quanto hai appena letto!