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Come fare un inventario negozio in modo semplice e veloce

Come fare un inventario

Inventario negozio

L’inventario negozio e la gestione del magazzino nella vendita al dettaglio rientrano nelle più grandi preoccupazioni di ogni commerciante.

Le domande più frequenti che un negoziante si pone, si riferiscono proprio al carico del magazzino.

C’è chi si chiede se ha materiale a sufficienza per soddisfare le richieste dei clienti, chi invece si chiede se riuscirà mai a vendere tutto quello che ha acquistato dall’ultimo rappresentante che, con modi molto carini e convincenti, gli ha riempito scaffali e magazzino di ogni cosa.

Ma l’angoscia diventa maggiore quando arriva la telefonata del commercialista che chiede “L’INVENTARIO”.

Ecco che il 95% dei negoziante va in crisi. Durante tutto l’anno la concentrazione è rivolta prevalentemente alla vendita dei prodotti, a cosa acquistare, a come acquisire più clienti e a come far fronte a tutte le incombenze periodiche e quotidiane.

Guida gestione magazzino

Ma quello che è importante sapere è che l’inventario non serve solo al commercialista per valorizzare i prodotti a magazzino. L’inventario negozio è importantissimo per tutto l’andamento dell’attività, soprattutto per chi non gestisce il punto vendita in maniera informatizzata.

Leggi anche - Inventario magazzino: perchè ha un ruolo determinante nei guadagni del negozio

Ma come si fa un inventario senza perdere intere giornate davanti agli scaffali?
Esiste un modo per fare un inventario negozio preciso e veloce anche con carta e penna?

Si esiste. Anzi, esistono diversi modi per avere un inventario magazzino sempre aggiornato.
Sicuramente un buon gestionale negozio è l’ideale, ma se non sei ancora pronto per automatizzare la gestione del tuo punto vendita, puoi fare lo stesso un buon lavoro.

In questo articolo vedremo un metodo molto efficace suddiviso in 6 punti chiave fondamentali per fare un inventario negozio in modo organizzato, senza togliere tempo all’attività di vendita.

I 6 punti chiave per fare velocemente un inventario magazzino

Fase 1 – Preparati un foglio dove trascrivere le informazioni per fare il tuo inventario magazzino

Su un foglio di carta o su un foglio excel tracciati delle colonne in ognuna delle quali in testa scriverai cosa andrà ad identificare

  • Nome prodotto
  • Codice prodotto (se l’articolo non è fornito di codice non preoccuparti)
  • Prezzo di acquisto
  • Prezzo di vendita
  • Quantità
  • Valore inventariale
  • Valore alla vendita

Naturalmente ci sono in commercio programmi un po’ più completi che offrono altre funzionalità ma se sei alle prime armi e non hai grande dimestichezza con i computer, è sufficiente che tu segua queste indicazioni.

2 – Suddividi le aree espositive dove tieni i prodotti dei quali devi fare l’inventario

Suddividi tutti gli spazi espositivi sia quelli del negozio che quelli del magazzino in aree ben distinte.
Apponi su ogni area che hai suddiviso un cartello con una sigla, ad esempio se hai suddiviso gli spazi a griglia, dagli un nome tipo A1 B1 C1 e così via cercando di mantenere una logica organizzata.
In alcuni casi, se hai esposti sugli scaffali i prodotti suddivisi per marchio o per categoria puoi utilizzare quella come nome da mettere nel cartello. Dopo avere effettuato questa “etichettatura” delle aree, puoi passare alla fase di conteggio vero e proprio.

Fase 3 – Inizia a contare il numero dei prodotti da inventariare

Inizia a contare i prodotti seguendo lo schema della suddivisione che hai creato.

La suddivisione in aree ti consente di iniziare e finire una singola zona. In questo modo tieni ferma solo una parte del negozio mentre le restanti possono continuare a lavorare.

Durante le operazioni di conteggio ti capiterà di trovare lo stesso articolo in più posti, su scaffali diversi e in magazzino, in questo caso contali separatamente e segna nel foglio dell’area solamente gli articoli che trovi in quella zona.

Non fare l’errore di aggiornare i fogli di conteggi conclusi con i prodotti che trovi in altri posti.

Alla fine del conteggio dell’area, scrivi sul foglio il nome del cartello corrispondente e tienilo a portata di mano in cassa o esposto nella zona di riferimento.

Se al termine del conteggio dovessi vendere uno dei prodotti conteggiati dovrai semplicemente annotarlo nel tuo foglio di lavoro.

Fase 4 – Inizia a sommare le quantità che hai rilevato per il tuo inventario

Al termine del conteggio di tutte le aree procedi alla somma di tutti i fogli che hai rilevato.

Per fare questo prenditi un altro foglio e , articolo per articolo, riporta le quantità di ogni prodotto che hai contato, somma le quantità di ciascuno che hai rilevato in ogni area, facendo attenzione a detrarre eventuali quantità vendute che avevi annotato su ogni foglio.

In questa fase sicuramente se hai deciso di utilizzare un computer farai molto più in fretta, sia per la ricerca degli articoli che per identificare eventuali articoli doppi semplicemente mettendo in ordine le righe del foglio di excel, ma non ti preoccupare anche con carta e penna, seguendo passo passo questa tecnica il tuo inventario sarà perfetto.

Bene, adesso sai quali prodotti hai a magazzino, conosci la loro quantità, per completare il tuo inventario magazzino ti manca di sapere il loro valore.

Fase 5 – Valorizzazione dell’inventario

Per ottenere il valore del tuo magazzino puoi procedere in 2 modi:

  • Ricavi l’ultimo prezzo di acquisto dalla fattura del fornitore
  • Calcoli il valore di acquisto medio per ogni prodotto, prendendo il prezzo di vendita che hai segnato dallo scaffale, scorpori l’IVA e il tuo margine dal prezzo di vendita

In entrambe i casi i casi, una volta che hai il prezzo di acquisto di ogni singolo prodotto, riporti il valore nell’apposita casella che hai nel tuo foglio inventario.

A questo punto se hai utilizzato un foglio di excel e ti sei impostato le formule corrette il valore del tuo inventario magazzino escono in automatico.
Se invece hai utilizzato carta e penna procederai con il calcolo manuale.

Conclusioni e Considerazioni

Fare l’inventario di magazzino richiede sicuramente del tempo, l’ideale è farlo con un software gestionale negozio, meglio ancora se dotato di un’app che ti permette di rilevare quantità e prezzi direttamente dallo scaffale, andando a scorporare automaticamente i prezzi di acquisto inseriti nel programma.

In ogni caso, se utilizzi questo metodo della suddivisione per aree semplifichi notevolmente il lavoro e soprattutto puoi effettuare controlli periodici anche su una singola area, così da avere la situazione sempre sotto controllo.

Per aiutarti a semplificare il lavoro, abbiamo preparato per te un inventario excel già precompilato con i campi necessari.

Sarà sufficiente per te seguire passo passo i punti che hai letto in questo articolo, inserire tutti i dati come ti abbiamo spiegato e i calcoli saranno automatici!

Scarica gratis l'inventario Excel

Inventario-Excel-scaricabile
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