Gestione delle scorte

La gestione delle scorte di magazzino ha un ruolo centrale per qualsiasi azienda, sia produttiva che commerciale.

Quando si lavora alla gestione delle scorte di magazzino, infatti, trovare il giusto equilibrio non sempre è cosa semplice e immediata.

Se da un lato è necessario avere le scorte necessarie per fare fronte alle richieste del mercato e non andare in rottura di stock, dall'altro le scorte richiedono un investimento di liquidità che rimane immobilizzato per un certo periodo, in alcuni casi anche piuttosto lungo.

Inoltre, il mantenimento delle scorte di magazzino ha dei costi legati allo stoccaggio, allo spazio occupato, al personale addetto e così via.

Cosa fare quindi per effettuare una corretta gestione delle scorte?

Indice degli argomenti:

• Scorte di magazzino: tipologie e funzioni
• Come ottimizzare le scorte di magazzino
• Gestione delle scorte e metodi di approvvigionamento
• Gestione delle scorte modelli a confronto

Scorte di magazzino: tipologie e funzioni

Quando si parla di scorte di magazzino si fa riferimento a materiali all’interno di un’azienda, in un determinato periodo, destinati ad essere lavorati e distribuiti, se si tratta di un’azienda di produzione, ad essere semplicemente distribuiti se l’azienda è puramente commerciale.

Una corretta gestione delle scorte è quindi fondamentale per garantire stabilità al processo di produzione e di distribuzione.

Prima di entrare nel cuore della questione relativa all’ottimizzazione della gestione, soffermiamoci un momento sulla tipologia di scorte, o forma, come preferiamo, e sulle loro funzioni, per meglio definire poi una corretta ottimizzazione in una buona gestione magazzino.

Tipologie di scorte

• Materie prime (necessitano di lavorazione, es pellame, stoffe…);
• Materie sussidiarie (es. filo, chiodi…)
• Semilavorati (materiali che hanno già subito delle fasi di lavorazione)
• Materiali di consumo (cancelleria, detersivi per le pulizie…)
• Prodotti finiti (destinati alla vendita)

Funzioni delle scorte

In base alle loro funzioni specifiche le scorte si suddividono in:

• Scorte funzionali (o operative)
• Scorte di sicurezza
• Scorte di ciclo
• Scorte speculative

Le scorte funzionali (o operative) sono quelle che permettono all’impresa di svolgere la normale attività di produzione e/o di distribuzione.

Le scorte di sicurezza sono le giacenze necessarie a fare fronte ad eventuali oscillazioni del mercato; hanno quindi l’obiettivo di garantire il normale equilibrio della produzione e/o della distribuzione.

Le scorte di ciclo sono quelle effettuate per beneficiare di uno sconto quantità.

Le scorte speculative vengono fatte allo scopo di trarre vantaggio dalla variazione prossima dei prezzi.

Come ottimizzare le scorte a magazzino

Iniziamo ora ad entrare nel vivo della questione.

Come fare a trovare il giusto equilibrio nella quantità delle scorte?

I punti sui quali focalizzare l’attenzione per riuscire a tenere le scorte a livelli ottimali sono principalmente:

• Previsione della domanda
• Monitoraggio dei KPI
• Situazione giacenze sempre aggiornata in tempo reale
• Pianificazione e controllo delle scorte
• Organizzazione delle scorte anche in base ai fornitori

Vediamoli uno a uno.

Fare una previsione della domanda

La previsione della domanda si ottiene analizzando i dati storici abbinati alle variabili del periodo in relazione alle vendite.
Ad esempio: promozioni, convenzioni con altre aziende soprattutto per quanto riguarda le realtà commerciali, iniziative particolari sulla clientela fidelizzata, attività pubblicitarie e così via.

Stabilire e monitorare costantemente gli indicatori di prestazione (KPI)

Una delle KPI più importanti in assoluto nella gestione delle scorte, e del magazzino in generale, è quella relativa all’indice di rotazione del prodotto, ossia il numero di volte in cui, in un certo periodo di tempo, il materiale si "rinnova" o "ruota" in magazzino.

Avere una situazione giacenze sempre aggiornata in tempo reale

Conoscere con esattezza in ogni momento la situazione reale delle scorte per ogni singolo bene presente in magazzino, consente di evitare esuberi di quantitativi e rotture di stock. L’utilizzo di un buon gestionale che registra e rende disponibili in tempo reale i dati relativi ad ogni singola entrata e uscita dal deposito, indubbiamente semplifica e rende più precisa l’informazione.

Pianificare e controllare il livello delle scorte

Un sistema di controllo inventariale eseguito periodicamente, consente di:

• verificare il livello minimo e massimo delle scorte;
• avere informazioni su tutte le movimentazioni;
• abilitare un alert quando un singolo prodotto supera il livello minimo o massimo.

L’intervallo del periodo con il quale effettuare il controllo può variare a seconda della tipologia di attività; generalmente è mensile, trimestrale, semestrale.

Organizzare le scorte anche in base al fornitore

A seconda del tipo di bene che si tratta è molto importante fare un’analisi accurata dei tempi medi di reperibilità del prodotto, anche in relazione al periodo.

Se i rifornimenti vengono effettuati da fornitori abituali è più semplice conoscere i tempi medi di consegna, il metodo di lavoro del fornitore stesso (merce pronta a magazzino, su ordinazione etc) e le condizioni di acquisto (ordine minimo, lotti etc).

Gestione delle scorte e metodi di approvvigionamento

Nella gestione delle scorte, oltre a sapere come ottimizzare le scorte a magazzino è molto importante conoscere anche quali sono i metodi di approvvigionamento, così da stabilire quale sia il più idoneo alla propria realtà aziendale.

La metodologia tradizionale prevede due principali modalità di approvvigionamento:

• Tecnica di gestione a fabbisogno
  
  La tecnica di gestione a fabbisogno non tiene conto dell’andamento delle vendite degli anni precedenti, ma si basa su un piano di vendita previsionale e sugli ordini clienti.
  Questa modalità si adotta prevalentemente delle aziende di produzione, le cui scorte sono composte perlopiù da beni che costituiscono una distinta base, materia prima e semilavorati.
  
  
• Tecniche di gestione a scorta
  
  La tecnica di gestione a scorte, al contrario della precedente, si basa sui dati storici.
  È particolarmente adatta al prodotto finito e quindi sostanzialmente è quella adottata per la maggiore dalle aziende che operano nel commercio.

Le tecniche di gestione a scorta sono di due modelli:

• modello a punto fisso di riordino o a quantità fissa;
• modello a periodo fisso di riordino o a tempo fisso.

Vediamoli nello specifico.

Gestione delle scorte con modello a quantità fissa

La gestione delle scorte con il modello a quantità fissa prevede il riassortimento dei beni in quantità costante, definito appunto lotto economico, che si effettua quando le scorte raggiungono il livello di riordino
(ROP reorder point), detto anche punto di riordino.

Per applicare il modello di gestione a quantità fissa è necessario:

1. Stabilire il lotto economico (EOQ Economic Order Quantity), ossia la quantità di acquisto ottimale che consente di minimizzare i costi di approvvigionamento e di mantenimento a magazzino e quindi i costi complessivi di gestione della scorta.
   
   
2. Calcolare il lead time, in italiano tempo guida, ossia il tempo effettivo che serve per avere la merce pronta per essere distribuita, dal momento in cui si ordina.

Considerazioni

Il modello di gestione delle scorte a quantità fissa prevede:

• Un controllo continuativo del magazzino
• Il riassortimento dei beni in quantità costante

Vantaggi della tecnica di gestione a scorta con modello a quantità fissa

• Approvvigionamento puntuale
• Le scorte non sono mai in eccesso

Oneri della tecnica di gestione a scorta con modello a quantità fissa

• Controllo continuo del magazzino
• Determinazione del livello di riordino
• Determinazione del lotto economico di acquisto, quantità ottimale nel tempo

Il modello del lotto economico è molto utile per ottimizzare la gestione delle scorte, ma come tutti i modelli ovviamente va opportunamente valutato, anche sulla base di determinate considerazioni:

• La richiesta del prodotto può subire delle variazioni anche molto importanti dettate da variabili diverse, come la stagionalità, le tendenze, le pubblicità anche della casa produttrice, come per esempio nel caso dell’esempio che abbiamo visto delle crocchette per cani.
  
  
• Il fornitore può non essere preciso nelle consegne: consegne in ritardo rispetto alla media, quantità inferiori rispetto a quelle ordinate, prodotti difettosi, e così via
  
  
• Il lead time può subire delle oscillazioni (il rappresentante passa in ritardo, il prodotto non è disponibile a magazzino…)
  
  
• Il prezzo di acquisto può variare anche in base alle quantità ordinate
  
  
• Il costo unitario di mantenimento viene considerato costante.
  

Gestione delle scorte con modello a tempo fisso

Il modello di gestione delle scorte a tempo fisso può essere riassunto come segue:

• La dimensione dell’ordine è variabile in relazione al livello delle scorte registrato al momento del controllo del magazzino;
• La quantità del riordino è data dalla quantità ottimale stimata al netto della quantità in giacenza in quel momento.
• Il momento dell’emissione dell’ordine è fisso, per esempio il primo giorno del mese

Nel modello di gestione delle scorte a tempo fisso, al contrario di quello a quantità fissa, non si parla di lotto economico di acquisto, bensì di scorta ottimale.

Come si ottiene la scorta ottimale?

La scorta ottimale è data dalla somma di 3 componenti:

• La richiesta prevista durante l’intero periodo
• La richiesta prevista nel lead time
• La scorta di sicurezza

Gestione delle scorte e modelli a confronto

Dovendo scegliere il modello di gestione scorte da adottare nella propria azienda le valutazioni da fare, come in tutte le situazioni, sono sicuramente soggettive.
Parlando di attività commerciali, dal momento che quelle di produzione vivono delle dinamiche che richiedono analisi molto più approfondite, è bene considerare alla base:

• La tipologia di prodotto;
• La stagionalità e le mode;
• La disponibilità di spazio per lo stoccaggio dei prodotti;
• La capacità finanziaria

Per fare un esempio, ci sono negozi, soprattutto di prodotti che seguono stagionalità e mode (scarpe, abbigliamento, accessori…) che, fanno gli ordini, in parte programmati sulla base dello storico vendite, in parte riassortiscono sul pronto a magazzino fornitore.

In questo modo non si impegnano finanziariamente prima dell’inizio della stagione di vendita, non necessitano di un grande magazzino per lo stoccaggio, riducono il rischio di rimanenze.

In ogni caso mettendo i 2 modelli a confronto possiamo trarre queste conclusioni:

Il modello a intervallo fisso consente una pianificazione degli ordini.
Il vantaggio di questa modalità deriva dal fatto che gli ordini allo stesso fornitore si possono raggruppare in un’unica data, con conseguente riduzione del costo di gestione e un’ottimizzazione dei tempi e del personale dedicato.

Il modello a quantità fisse prevede un monitoraggio delle giacenze continuativo e sistematico.
Generalmente implica più scorte rispetto al modello a punto fisso di riordino, proprio per evitare eventuali sviste.

In ogni caso per una gestione scorte magazzino precisa il più possibile sono fondamentali i dati storici che consentono di elaborare anche quelli previsionali.
In questo modo le rotture di stock e gli esuberi di magazzino possono essere maggiormente contenuti.