Manuale gestione magazzino

La gestione magazzino dalla a alla z

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La gestione del magazzino è una delle attività più importanti, se non addirittura la più importante, per qualsiasi azienda che movimenta merci.

Ma gestire un magazzino nel migliore dei modi, non sempre è cosa semplice.

Le attività che ne fanno parte infatti, sono molteplici e di natura diversa: dalla gestione delle scorte alla logistica, dallo stoccaggio ai riassortimenti, passando dalla documentazione e le procedure di gestione.

In questo manuale gestione magazzino, vediamo nel dettaglio ogni singolo punto cardine di tutta la gestione.

Indice dei contenuti

• Come funziona il magazzino
• Come si divide il magazzino
• Come si gestisce il magazzino di un negozio
• Come ottimizzare la gestione di un magazzino
• Come tenere sotto controllo il magazzino
• Come si fa l'inventario magazzino
• Come funziona la gestione delle scorte
• Come informatizzare il magazzino
• In che cosa consiste la corretta gestione del magazzino
  
  

Come funziona il magazzino?

Secondo WIkipedia

"l termine magazzino viene solitamente utilizzato con due significati diversi: 

Il primo relativo ad un edificio in grado di accogliere materiali
Il secondo in ambito contabile, per la gestione delle scorte aziendali"

Appurato quindi che un magazzino è un ambiente, più o meno grande destinato allo stoccaggio della merce, i punti sui quali è importante concentrare l'attenzione sono due:

1. L'ambiente destinato a magazzino
2. La gestione delle scorte aziendali

Partiamo dal primo punto

L'ambiente destinato a magazzino

Come si divide il magazzino?

Il magazzino si divide in 3 aree principali:

Area di ricevimento

Area di stoccaggio

Area di spedizione

Area di ricevimento

Assicurati che l'area ricevimento sia un ambiente idoneo alla ricezione della merce.

L'ambiente deve essere quindi vicino ad un punto di ingresso, comodo per l'accesso dei mezzi di trasporto e dotato eventualmente di rampe qualora l'ambiente sia rialzato.

Assicurati che lo spazio sia sufficiente a contenere la merce in arrivo ed eventualmente prevedi una zona supplementare da utilizzare in caso di arrivi eccezionali.

Prevedi una postazione di lavoro o comunque un banco di appoggio, dove il personale possa verificare e controllare la merce ricevuta con la relativa documentazione.

La documentazione che accompagna la merce può essere:

Il documento di trasporto (ddt), o documento di scarico

La fattura accompagnatoria

Area di stoccaggio

L'area di stoccaggio è la parte del magazzino dove è depositata la merce.

La prima cosa che devi fare è identificare gli articoli e il loro volume.

Scegli una scaffalatura adeguata alla tipologia di prodotto.

Soprattutto in caso di materiale fragile non lesinare sulla qualità dell'attrezzatura.

La robustezza delle mensole e il loro posizionamento sono fondamentali per non creare danni ai prodotti allocati.

Se hai un'attività che prevede una stagionalità nei prodotti, valuta di ricavare uno spazio separato dove posizionare gli articoli "fuori stagione", che quindi non vengono movimentati in quel determinato periodo.

Detto ciò, per il posizionamento degli articoli è fondamentale avere chiaro il loro indice di rotazione.

Area di spedizione

L'area di spedizione deve essere in una zona comoda all'uscita, ma soprattutto deve essere funzionale.

Devi infatti prevedere uno spazio per la preparazione degli ordini e una postazione per la preparazione della documentazione necessaria alla spedizione.

Organizzazione e ordine garantiscono una qualità lavorativa migliore, fondamentale per rispettare i tempi di consegna.

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Come si gestisce il magazzino di un negozio?

Se hai un'attività retail, e quindi devi gestire il magazzino di un negozio, non avrai la necessità di una zona di spedizione, a meno che tu non abbia anche un e-commerce per la vendita on-line.

In questo caso l'area acquisisce un'importanza fondamentale, soprattutto perchè i prodotti venduti on-line devono essere chiaramente messi da parte per la spedizione e non essere a dispozione per la vendita in negozio.

In questo caso tieni presente inoltre, che la documentazione necessaria per la spedizione dovrà prevedere anche uno scontrino elettronico (a meno che tu non decida di emettere fattura elettronica o altro documento equipollente) quindi, a seconda del flusso di spedizioni, potrebbe rendersi necessario prevedere un registatore telematico anche in questa area, proprio per non disturbare il lavoro in negozio.

Se le vendite on-line invece non sono parte determinante della tua attività, valuta di preparare gli ordini la sera, tutti in una volta.

In questo modo non interrompi il lavoro nel punto vendita, e organizzi le spedizioni in maniera sistematica: fare i pacchi tra un ritaglio di spazio e l'altro può infatti creare confusione e rischiare di dimenticare qualcosa.

Veniamo al punto cruciale della gestione del magazzino di un negozio.

A differenza di un magazzino di produzione, che appunto produce e consegna (o vende direttamente), il negozio riceve la merce già pronta per essere venduta.

Quando ricevi la merce:

Assicurati che tutti i prodotti abbiano un loro codice a barre.

Attenzione: non confondere il codice a barre con il codice fornitore, perchè spesso le due cose non coincidono.

Tieni sempre presente che il codice a barre è univoco, quindi non troverai mai due prodotti diversi con lo stesso codice a barre.

Un prodotto però può avere diversi codici a barre.
Fai molta attenzione, quando ricevi la merce a non creare in anagrafica nuovi articoli.

La cosa corretta da fare è associare i diversi codidi a barre allo stesso prodotto, cosa che con un buon gestionale retail si può fare con estrema semplicità.

Assicurati infine che tutti i prodotti siano etichettati correttamente prima di posizionarli a scaffale.

Come ottimizzare la gestione di un magazzino

Uno dei sistemi più utilizzati per ottimizzare la gestione di un magazzino è l'analisi ABC.

Essendo questo un manuale gestione magazzino, ci concentriamo nella parte pratica, tralasciando i dettagli sull'analisi ABC, che puoi comunque approfondire in questo articolo.

Per farla semplice, l'analisi ABC applicata al magazzino, ti consente di individuare quali sono gli interventi da fare per ottimizzare la gestione.

Quindi, poichè sappiamo tutti perfettamente che mantenere un magazzino ha dei costi importanti, per ottimizzare la gestione del magazzino l'analisi ABC è molto utile.

I dati che mettiamo a confronto in questo esempio per l'analisi ABC applicata ai prodotti sono:

• Le categorie che trattiamo o che vogliamo analizzare
• La quantità venduta per categoria
• Il prezzo unitario per articolo
• Il fatturato totale per articolo
• L'incidenza percentuale del fatturato per articolo in rapporto a quello totale

Esempio pratico.

Un negozio di prodotti per animali deve ottimizzare la gestione del proprio magazzino.

Vuole capire quali sono le categorie di prodotti che gli rendono di più e quelli che invece occupano spazio e investimento finanziario senza un grande tornaconto.

L'obiettivo dell'operazione quindi è quello di valutare quali categorie eliminare ed eventualmente sostituire con altre categorie.

Da questa analisi vediamo che gli snack e gli integratori sono le categorie che fanno guadagnare maggiormente (A), i fitofarmaci e lo sfuso così e così (B), gli antiparassitari e gli accessori zootecnici (C), sono quelli che rendono meno di tutti.

Dovendo quindi fare una scelta nell'ottica di ottimizzare il magazzino, sia per spazi che per investimenti, le categorie da eliminare ed eventualmente sostituire sono antiparassitari e accessori zootecnici.

Come tenere sotto controllo il magazzino

Per tenere sotto controllo il magazzino è fondamentale avere una situazione costantemente aggiornata dei prodotti presenti e quindi registrare tutti i movimenti in entrata e in uscita.

Un maggiore controllo si ha poi con un inventario periodico, anche parziale.

Vediamo intanto come registrare i movimenti.

Movimenti in entrata

Abbiamo visto che quando la merce arriva nell'area di ricevimento è accompagnata da un documento, che può essere un ddt o una fattura accompagnatoria.

È fondamentale procedere come segue:

• Apri il collo contenente i prodotti;
• Conta il numero dei prodotti;
• Controlla che la quantità che hai contato corrisponda a quella presente nel documento;
• Verifica che la quantità coincida anche con quella ordinata.
• Effettua il carico di magazzino nel tuo programma di gestione magazzino.
• Il tutto prima di iniziare a mettere la merce a scaffale e iniziare a vendere o distribuire.

Perchè è importante fare un controllo tra merce ricevuta fisicamente, documento di accompagnamento e documento di ordine fornitore?

Perchè se tu hai ordinati 10 pezzi di un articolo, e te ne sono stati consegnati 8 per esempio, ma il magazziniere che riceve la merce non conosce il quantitativo ordinato, già hai perso il controllo della situazione.

Il riassortimento non è adeguato alle esigenze, e la scorta minima non è garantita.

Qualora:

• Le quantità non corrispondessero per eccesso, fai subito un reso al fornitore. Per farlo procederai facendo un documento di carico e successivamente un documento di scarico, così da tenere traccia di tutto
• Le quantità non corrispondessero per difetto, fai subito un documento di stralcio d'ordine al fornitore, e concludi comunque il carico.
• In caso di prodotti difettosi fai subito il reso.

Movimenti in uscita

Ogni volta che un prodotto esce dal magazzino deve essere accompagnato da un documento.

Nel caso di vendita al dettaglio e quindi gestione magazzino negozio, la maggior parte delle volte il documento sarà lo scontrino elettronico.

Potrebbe però essere anche una fattura, o in caso di clienti che pagano a fine mese, un documento di trasporto, che sarà seguito poi a fine mese dalla fattura che riporterà tra le note il numero del ddt a cui fa riferimento.

Gestione dei movimenti tra sedi

Se gestisci un magazzino centrale che approvvigiona più punti vendita o più depositi, il documento da fare è un documento di trasferimento interno, che sostanzialmente è sempre un documento di trasporto che come causale riporta la seguente voce: "MOVIMENTO A TITOLO NON TRASLATIVO DELLA PROPRIETA'".

La filiale che riceverà la merce a sua volta dovrà fare un documento di carico, così da avere tracciamento esatto del movimento di quel determinato prodotto.

Per fare questa operazione unificata è necessario utilizzare un gestionale che abbia una gestione centralizzato di tutte le sedi e filiali.

Come si fa l'inventario di magazzino

Come abbiamo detto sopra l'inventario di magazzino, che generalmente viene effettuato a fine anno per motivi soprattutto fiscali, è buona regola effettuarlo periodicamente anche durante l'anno. Questo consente un maggiore controllo del magazzino.

Se utilizzi un gestionale magazzino

• Nel software è presente una lista con tutti gli articoli presenti in magazzino, inseriti in fase di arrivo, come abbiamo visto sopra.
• Ad ognuno di essi corrisponde la quantità che è data dalla somma dei carichi, sottratte le vendite e i movimenti interni.
• A questo punto conti i pezzi relativi ad ogni determinato articolo e segni la quantità corrispondente.

Il numero dei pezzi presenti a sistema e quelli contati dovrebbe corrispondere, ma questo può anche non succedere, in quanto le differenze inventariali, le cui cause possono essere diverse, sono abbastanza comuni.

Se non utilizzi un gestionale

I 3 punti chiave per un inventario veloce senza gestionale:

1. Prendi un foglio dove trascrivere: nome prodotto, codice articolo, prezzo di acquisto, prezzo di vendita, quantità, valore inventariale, valore alla vendita.
2. Suddividi le aree espositive su cui sono disposti i prodotti da inventariare
3. Conta il numero dei prodotti e segnali nel foglio accanto all'articolo corrispondente

A questo punto puoi valorizzare l'inventario seguendo due strade.

• Prendi l'ultimo prezzo di acquisto dalla fattura fornitore più recente
• Prendi tutte le fatture di acquisto di quel prodotto, e ricava la media dei prezzi di acquisto.

Riporta il valore che hai ricavato o nel primo o nel secondo modo e inseriscilo nel foglio.

Come funziona la gestione delle scorte

Tralasciando le tipologie di scorte e le loro funzioni che puoi approfondire in questo articolo, trattandosi di un manuale di gestione operativa, passiamo subito alla parte pratica.

Trovare il giusto equilibrio nella quantità delle scorte non è sempre così automatico, ecco perchè è necessario seguire un modello ben preciso.

Le scorte possono essere gestite secondo due modelli di approvvionamento e sono:

Tecnica di gestione a fabbisogno

Non tenendo conto dello storico delle vendite, si basa su un piano previsionale e sugli ordini clienti.
Questa tecnica è adottata principalmente dalle aziende produttrici

Tecnica di gestione a scorta

Al contrario della prima si basa su dati storici. È particolarmente adatta al prodotto finito e quindi alle aziende commerciali, tipico del retail.

Soffermiamoci quindi sulla tecnica di gestione a scorta.

La tecnica di gestione a scorta si può fare seguendo due modelli.

1. Modello a punto fisso di riordino o a quantità fissa
2. Modello a periodo fisso o a tempo fisso

Gestione delle scorte con modello a quantità fissa

Poichè questa tecnica prevede il riassortimento in quantità costante (lotto economico), che si effettua quando le scorte raggiungono il punto di riordino per attuarla è necessario:

• Stabilire il lotto economico, e quindi la quantità di acquisto ottimale che ti consente di minimizzare i costi di approvvigionamento e di mantenimento a magazzino, ossia i costi complessivi di gestione della scorta.
• Calcolare il tempo effettivo che serve dall'invio dell'ordine al fornitore al ricevimento della merce

Gestione delle scorte con modello a tempo fisso

In questo caso il momento dell'emissione dell'ordine è fisso, per esempio ogni primo giorno del mese.
La dimensione dell'ordine è variabile a seconda delle scorte registrate a magazzino in quella data
La quantità dell'ordine è data dalla scorta ottimale stimata, tolte le quantità in giacenza.

Indubbiamente la gestione delle scorte non è propriamente un'attività così leggera da fare, ma si può fare. L'importante è:

• Analizzare i dati storici di vendita,
• Fare delle previsioni anche in base alla stagionalità e quindi periodo su periodo
• Calcolare la scorta di sicurezza, che si ha dall'analisi dei dati di vendita a disposizione.
• Tenere sempre presente il lead time, ossia il tempo che passa da quando si fa l'ordine a quando la merce arriva in magazzino (anche qui bisogna fare una valutazione sull'affidabilità dei fornitori)
• Verificare costantemente le giacenze reali a magazzino, perchè è normale che per quante previsioni si possano fare, ci sono molteplici eventi che possono influenzare l'andamento delle vendite.

Come informatizzare il magazzino

Come avrai avuto modo di constatare, la gestione magazzino è un'attività che richiede un lavoro costante sotto molti aspetti.

Pensare di ottimizzare la gestione senza avvalersi del supporto informatico oggi è abbastanza impensabile.

Il magazzino si può informatizzare partendo da un software che gestisce le attività di base e quindi la documentazione, dal carico allo scarico, dallo scontrino elettronico alla fattura elettronica.

A seconda anche delle dimensioni dell'azienda e dalla tipologia di attività, si può arrivare ad un gestionale magazzino completo, che consente di automatizzare tutti i processi che abbiamo visto in questo manuale.

Se operi nel retail e devi gestire il magazzino di un piccolo negozio, puoi visionare per esempio il gestionale iKYBER Shop.

Se la tua realtà invece è più grande, hai uno o più punti vendita, gestisci un e-commerce per la vendita on-line, puoi visionare iKYBER Portal, gestionale in cloud, ideale per la gestione centralizzata con dati sempre aggiornati in tempo reale e utilizzabile da qualsiasi dispositivo anche mobile.

Concludendo

In che cosa consiste la corretta gestione del magazzino?

Gestire correttamente il magazzino significa, si avere degli ambienti in ordine, in sicurezza, avere del personale opportunamente formato e in grado di gestire qualsiasi situazione, ma anche gestire le scorte aziendali in maniera tale da non appesantire troppo il carico finanziario e allo stesso tempo non rimanere scoperti delle reali necessità dell'azienda.

Il problema più grande è proprio questo, trovare il giusto equilibrio che ci consente di avere dei rifornimenti in quantità ideale.

Dati, statistiche, KPI, previsioni ed analisi sono fondamentali per una buona gestione magazzino.