Software gestione magazzini: guida alla scelta

Guida alla scelta del software di gestione magazzini.

Quando si decide di adottare un nuovo software di gestione magazzini, le perplessità che accompagnano la scelta sono molteplici.

I programmi gestione magazzino presenti sul mercato infatti sono molti, ognuno offre funzionalità più o meno simili tra di loro, altri molto diverse, così come diversi sono i vari livelli di supporto e di possibilità di personalizzazione.

In questa pagina troverai alcuni suggerimenti utili che ti indicheranno quali sono i fattori da considerare e come analizzarli per capire quale sia il programma magazzino più adatto alle tue esigenze.

Indice degli argomenti:

• Cosa si intende per gestione del magazzino
• A cosa serve un software di gestione magazzino
• Come scegliere un software per gestione magazzino: vantaggi e funzionalità
• Gestionale di magazzino e caratteristiche tecniche
• Gestione multimagazzino
• Quanto costa un gestionale per magazzino

Cosa si intende per gestione del magazzino

Per capire meglio le valutazioni da fare nella scelta di un software gestione magazzino, partiamo proprio da cosa si intende per gestione del magazzino.

La gestione del magazzino include diverse attività, le principali sono:

• Ricezione della merce
• Stoccaggio
• 
Movimentazione
• 
Trasferimenti della merce
• 
Spedizioni

In una buona gestione magazzino l'obiettivo principale è quello di assicurare che tutte le operazioni siano effettuate in modo efficiente ed efficace, garantendo al contempo la corretta conservazione della merce in tutto il cliclo di vita.

È necessario quindi prendere in considerazione gli spazi disponibili all'interno della struttura per organizzare al meglio la disposizione della merce.



Inoltre, occorre pianificare le attività di movimentazione per aumentare l’efficienza nell’utilizzo degli spazi a disposizione.

Il tutto considerando le normative vigenti in materia di sicurezza e salute nei luoghi di lavoro.



La conformità a queste normative e la gestione delle procedure operative sono fondamentali per garantire la massima sicurezza durante le operazioni di carico, scarico e movimentazione della merce in generale.

La gestione del magazzino prevede una serie di attività strettamente correlate tra di loro e tutte di estrema importanza per l'azienda.

Ecco perchè la sua correttezza rappresenta una componente indispensabile nella logistica e nella gestione della supply chain.

Tutto questo per quanto concerne la parte strettamente operativa della gestione del magazzino.

Rimane poi tutta la parte relativa al controllo e monitoraggio delle attività svolte all’interno della struttura.

Monitorare lo stato degli ordini, seguire le spedizioni, tenere traccia degli stock disponibili, avere l'inventario sempre aggiornato, in pratica verificare in tempo reale che tutte le attività del magazzino vengano svolte nel giusto modo, ottenendo i risultati prefissati.

A cosa serve un software di gestione magazzino

E qui entra in gioco l'importanza di utilizzare un software magazzino.

Un buon gestionale infatti, consente di aumentare l'efficienza nell’esecuzione delle operazioni, ridurre gli errori e ottimizzare le risorse a disposizione, in pratica semplifica e velocizza tutti i processi minimizzando le imprecisioni.

Ovviamente i magazzini non sono tutti uguali, di conseguenza anche le situazioni da gestire possono essere notevolmente diverse tra di loro.

È importante considerare la tipologia di magazzino, se produzione o commerciale per esempio.

Le dimensioni del locale da gestire, se uno o più di uno con gestione centralizzata.

La varietà di merce, deperibile, stagionale, fragile, di grandi dimensioni e quindi volumi importanti da stoccare e movimentare.



La frequenza di movimentazione, in funzione anche della tipologia dei singoli prodotti e quindi del loro indice di rotazione.

La cosa interessante però, e questo anche grazie alla costante evoluzione della tecnologia, è che i vari software di gestione del magazzino offrono una gamma di funzionalità molto ampia.



Possono quindi aiutare sia i piccoli che i grandi imprenditori a gestire e monitorare tutte le attività di magazzino.

Come scegliere un software per gestione magazzino: vantaggi e funzionalità

Come scegliere un software per la gestione del magazzino?

Nella valutazione del gestionale magazzino ci sono alcuni punti molto importanti da considerare.

Innanzittutto è importante valutare le proprie necessità, anche in funzione dei propri obiettivi.

Ci sono infatti funzionalità che possono essere indispensabili per alcuni, del tutto inutili per altri.

Per esempio la distinta base di produzione o la gestione e controllo dei mezzi di trasporto per citarne un paio, non sono attività comuni a tutti i magazzini.

Quindi, anche un software gestionale magazzino, come qualsiasi altro strumento di lavoro, non deve essere nè sottodimensionato, ma neanche sovradimensionato, perchè il rischio è quello di buttare tempo e denaro.

Funzionalità indispensabili per qualsiasi programma per gestione magazzino.

Gestione degli ordini e delle spedizioni

Nella conduzione di un magazzino la gestione degli ordini e delle spedizioni rientrano nelle attività principali da gestire in maniera informatizzata.

Per gli ordini a fornitori e quindi merce in arrivo è fondamentale che il software per magazzino consenta di gestire in maniera del tutto automatica l'inserimento a sistema della merce ricevuta.

Poichè questa è un'attività che richiede molto tempo, spesso viene trascurata, portando danni talvolta molto pensanti nella gestione complessiva di tutta l'attività di magazzino e dell'azienda in generale.

In fase di valutazione, nella selezione tra i programmi per gestione magazzino presi in considerazione quindi, è bene approfondire questo passaggio.



Gli ordini fornitori e i carichi di magazzino devono essere completamente automatizzati.

In pratica il sistema deve prevedere il programma carico e scarico magazzino automatico.

Per quanto riguarda gli ordini dei clienti, in particolare se si tratta della gestione del magazzino di un'azienda retail che vende on-line, è fondamentale che il sistema sia interfacciato oltre che con l'e-commerce anche con il software del corriere.

In questo modo lo scarico automatico del magazzino, la stampa etichette automatizzata e gli indirizzi di spedizione già presenti a sistema, riducono non solo i tempi di preparazione ma anche gli errori manuali.

Monitoraggio della disponibilità del prodotto

Il programma per magazzino deve elaborare in tempo reale tutte le movimentazioni di carico e scarico: per vendita, trasferimento merci, smaltimento prodotti scaduti e qualsiasi altra causale.

Solo con i dati sempre aggiornati in tempo reale, è possibile avere sempre la situazione sotto controllo per quanto riguarda le giacenze, evitando quindi esuberi o rotture di stock.

Tracciamento degli articoli

Sapere con esattezza in ogni momento dove si trovano gli articoli, posizione a scaffale, ubicazione tra vari magazzini o punti vendita è condizione essenziale per poter monitorare costantemente la situazione.


Questo è possibile anche grazie ad una gestione completa dei codici a barre e dei codici SKU.

Inventario sempre disponibile e aggiornato

Pur essendo un'attività che solitamente viene fatta una volta all'anno e perlopiù per motivi fiscali, l'inventario rimane sempre una delle operazioni più importanti da svolgere periodicamente, per avere un magazzino sotto controllo.

Il programma di magazzino deve consentire di avere un inventario sempre aggiornato, in modo tale da verificare con estrema semplicità eventuali discrepanze.

In questo modo diventa più immediato ricercare le cause delle differenze inventariali, ed effettuare un intervento immediato (furti dipendenti, furti clienti, rotture di articoli fragili...)

Gestione delle scorte, sottoscorta, lotto riordino

Una gestione delle scorte e delle giacenze, del sottoscorta e del lotto di riordino, consente di effettuare acquisti mirati evitando quindi esuberi di magazzino e rotture di stock.

Gestionale di magazzino e caratteristiche tecniche

Scegliere un software per la gestione del magazzino richiede tempo, attenzione e qualche compentenza specifica anche se non propriamente informatica, ma quanto meno tecnologica.

Vediamo quali sono gli aspetti tecnici da considerare

Il software di magazzino ideale è in tecnologia cloud

Vediamo perchè

Le applicazioni in cloud non necessitano di nessuna apparecchiatura hardware specifica, in particolare non richiedono un server da tenere in azienda.

Questo ha molteplici vantaggi:

• Costi di infrastruttura
  
  Il server oltre ad avere un valore importante di acquisto, ha anche un costo di mantenimento, per manutenzione ordinaria e straordinaria, aggiornamenti dei sistemi operativi, consumo energetico, rete e cablaggi.
Inoltre un server in azienda, anche se dotato di antivirus, è facilmente aggredibile dall'esterno.
  
  Gli hackeraggi, ancora molto frequenti creano danni economici talvolta inestimabili.
• Non richiede investimenti di hardware particolare
  
  
Un programma in cloud infatti può essere utilizzato da qualsiasi dispositivo e con qualsiasi sistema operativo.
Inoltre, in caso di guasto di un computer in uso, non serve nessun tipo di intervento tecnico, backup o altro.
• Possibilità di lavorare su postazione mobile
  
  
Avendo visto sopra che un gestionale cloud può lavorare su qualsiasi dispositivo, è molto utile poterlo utilizzare anche su un tablet, per lavorare in mobilità da qualsiasi punto del magazzino.
L'accesso remoto a tutti i dipendenti autorizzati inoltra, agevola qualsiasi forma di lavoro, anche lo smartworking.

App gestione magazzino

Nella scelta del programma magazzino è importante valutare se è completo di App per iOS e Android per la gestione degli ordini direttamente a scaffale, nonchè di tutta la documentazione, emissione e gestione, tipica del magazzino.

Possibilità di implementazioni e personalizzazioni

Oltre alla manutenzione ordinaria, è importante che il programma possa essere personalizzato e implementato con funzionalità specifiche.

Anche se in una fase di utilizzo iniziale può sembrare una banalità, avere questa possibilità può non impedire lo sviluppo di progetti e obiettivi, che diversamente per essere realizzati possono portare alla sostituzione del programma.

Possibilità di intergrazione semplice

Un software adeguato dovrebbe essere in grado di integrarsi facilmente con gli altri sistemi già in uso in azienda, come per esempio il sistema di contabilità.

Gestione multimagazzino

Il multimagazzino non è più un’eccezione riservata alle grandi realtà e ai grossi brand.

Qualsiasi azienda che opera nel retail con la vendita in-store e on-line, può infatti sentire la necessita della gestione del multi-magazzino.

Nella scelta del programma per la gestione del magazzino, è opportuno considerare che non tutti i software hanno questo tipo di funzionalità.

Un sistema di gestione multimagazzino offre una serie di strumenti utili per ottimizzare la gestione e la movimentazione delle risorse tra i vari magazzini.

Tra le funzionalità più importanti abbiamo:

• La tracciabilità dei prodotti attraverso le diverse sedi
• La pianificazione della spedizione e delle consegne
• L'aggiornamento delle scorte in tempo reale
• La gestione dei prezzi e delle informazioni sugli ordini
• Il controllo della qualità e l'analisi dei dati

In conclusione, un software di gestione multimagazzino è uno strumento indispensabile per le aziende che operano su scala globale.

Offre informazioni dettagliate sulle attività logistiche, contribuendo a migliorare l'efficienza e ridurre i costi generali.

Il software consente di monitorare in tempo reale l'inventario e le spedizioni, fornendo dati precisi sulle localizzazioni e sullo stato dell'inventario.

Inoltre, offre funzionalità avanzate come la pianificazione automatica delle spedizioni che aumentano la soddisfazione dei clienti.

Quanto costa un gestionale per magazzino

Quando si tratta di acquistare un software gestionale per il proprio magazzino, è importante fare tutte le considerazioni che abbiamo fatto fino ad ora.

Tuttavia, anche la valutazione del prezzo è molto importante, fare investimenti non in linea con le possibilità dell'azienda può portare a d affrontare problematiche impegnative.

Il prezzo effettivo di un gestionale per magazzino può variare in base a diversi fattori, dalla complessità della gestione che si deve fare, alle caratteristiche desiderate.
La scelta giusta dipenderà dalle esigenze individuali e dal budget disponibile.

Il mercato propone prevalentemente 3 tipi di soluzioni, in funzione delle quali dipende anche il prezzo.

La soluzione sicuramente più economica è un gestionale open source gratuito

Questa soluzione può andare bene per l'utente che ha una certa dimestichezza con il computer, nonchè un minimo di competenza tecnica.

Solitamente la soluzione open source richiede infatti installazione e configurazione, quindi capacità, tempo e risorse.
Non prevede assistenza, se non solitamente forum di esperti, e gli aggiornamenti non sono garantiti.
È fortemente sconsigliata per gestioni complesse.

La soluzione più impegnativa a livello economico è sicuramente la licenza software standard

Pur essendoci sul mercato programmi per la gestione del magazzino che possono partire da un prezzo di 100,00 Euro, è importante valutare:

• Se tutte le funzionalità sono comprese o se ci sono moduli opzionali aggiuntivi;
• Se sono inclusi aggiornamenti talvolta molto importanti anche ai fini fiscali;
• Se è prevista una forma di assistenza;
• Se richiede hardware particolare, server, reti o altro che implicano quindi dei costi supplementari.

La via di mezzo possiamo dire indubbiamente che è la soluzione di un gestionale magazzino cloud.

Questa soluzione offre notevoli vantaggi economici, oltre che pratici come abbiamo visto sopra.

• I tempi di avviamento sono sicuramente molto più veloci rispetto alle licenze che richiedono installazioni e configurazioni, e quindi i costi iniziali sono più bassi
• Non si acquista la licenza, ma si paga un canone di utilizzo mensile, solitamente in funzione del numero di operatori
• Il servizio può essere modulato anche in base ai periodi, picchi di alta stagione per esempio possono necessitare di più operatori.
• L'acquisto non è per sempre, in quanto trattandosi di un servizio a canone, si può, solitamente con un minimo di preavviso, interrompere in qualsiasi momento.

In conclusione, i costi di un software gestionale per magazzino possono variare ampiamente in base alle proprie esigenze e al proprio budget.
Prima di scegliere tra i gestionali presenti sul mercato, è importante analizzare attentamente le proprie necessità e le opzioni disponibili sul mercato, in modo da trovare la soluzione migliore che fornisca tutte le funzionalità desiderate ad un prezzo accessibile.

Da tenere presente in ogni caso che dotarsi di un software per la gestione di magazzini è una decisione strategica che contribuisce a migliorare notevolmente l'efficienza della catena di fornitura e i risultati di tutta l'attività, contribuendo a massimizzare i profitti e ad aumentare la soddisfazione del cliente.

Investire in un sistema software per la gestione dei magazzini è quindi un investimento intelligente che rappresenta un passo fondamentale per la digitalizzazione di qualsiasi impresa.