Differenze inventariali: cosa sono e come prevenirle

Per differenze inventariali si intende la differenza tra le quantità di prodotti che dovrebbero essere presenti in magazzino e quelle che effettivamente vengono rilevate al momento dell'inventario negozio, magazzino fisico.

Le cause delle differenze inventariali possono essere imputabili a diversi fattori.

Individuare queste cause è fondamentale per intervenire e arginare queste discrepanze che, se non gestite, rischiano di compromettere la redditività dell'attività commerciale.

Vediamo quali sono le principali cause delle differenze inventariali e come prevenirle.

Indice degli argomenti

• Le 9 cause principali delle differenze inventariali
• Come individuare le differenze inventariali
• Come ridurre le differenze inventariali

Le 9 cause principali delle differenze inventariali

Le cause delle differenze inventariali sono imputabili principalmente a 9 fattori.
Questi fattori a loro volta si suddividono in due categorie:

Differenze inventariali per cause criminali

• Furti e frodi esterne
• Furti e frodi interne

• Furti commessi da fornitori

Differrenze inventariali per cause operative

• Errori amministrativi e  contabili

• Scarti/rotture
• Merce scaduta deteriorata

• Sfridi

• Usi non conformi (usi interni etc)
• Mancati freddi

Vediamoli nel dettaglio

Differenze inventariali per cause di natura criminale

Furti esterni

La causa principale delle differenze inventariali per cause di natura criminale è da attribuire ai furti esterni.
I furti esterni possono essere di diverse tipologie.

• La rapina e furto con scasso, fenomeno molto meno frequente rispetto al taccheggio, si manifesta non solo attraverso la richiesta del denaro contante della cassa, che in questo caso non da luogo a differenze inventariali, ma anche con furti veri e propri di prodotti.
• Il taccheggio, ossia il furto della merce esposta, nel normale orario di apertura del punto vendita.
• Frodi esterne, tra le quali hanno particolare rilievo i resi fraudolenti, l'abuso di carte fedeltà, lo scambio di etichette dei prodotti.
  
• Frodi nelle vendite on-line, sempre più frequente è la frode relativa ai pagamenti, effettuati con mezzi contraffatti, come può essere per esempio una carta di credito.

Le frodi impattano in maniera diretta nelle differenze inventariali, e più in generale sulla gestione magazzino e punto vendita.

L'uscita dal magazzino di prodotti non regolarmente pagati infatti, crea delle differenze che possono essere rilevate solo attraverso un inventario.

Furti e frodi interne

Il secondo punto delle cause criminali in ordine di importanza è relativo ai furti e alle frodi interne.

Le principali attività a danno dell'azienda da parte del personale interno, che impattano in maniera molto importante sulle differenze inventariali sono:

• Furto della merce
• Annullamento totale o parziale degli scontrini

• Reso di merce fraudolento
• Consumo di prodotti

• Abuso di fidelity card, carte dipendenti o buoni

• Furto di denaro dalla cassa

• Sweethearting

• Frodi legate al raggiungimento di obiettivi aziendali

Furti commessi da fornitori

Un'altra causa delle differenze inventariali di natura criminale è data dai furti commessi dai fornitori, che sono prevalentemente i fornitori dei servizi logistici, pulizie, sorveglianza, e anche i fornitori di merci stessi.

Differenze inventariali per cause di natura operativa

Gli errori amministrativi e contabili sono una delle cause maggiori, di natura operativa, delle differenze inventariali.

I settori che risentono particolarmente di questa problematica sono:

• Abbigliamento
• Prodotti elettronici
• Prodotti fai da te

Tuttavia gli errori amministrativi e contabili non sono l'unica causa di natura operativa.

Ci sono le differenze inventariali dovute a merce scaduta/deteriorata, scarti e rotture, che interessano prevalentemente i Supermercati, Ipermercati e Discount, e tutte le attività che trattano prodotti deteriorabili e con scadenza.

Infine tra le altre cause troviamo: gli sfridi, gli usi non conformi e i mancati freddi.

Come individuare le differenze inventariali

Per individuare le differenze inventariali è fondamentale fare un inventario magazzino.

Poichè come abbiamo visto sopra, le cause delle differenze inventariali possono essere molteplici e soprattutto di diversa natura, effettuare un inventario periodico è essenziale per individuare i punti deboli sui quali intervenire in maniera tempestiva.

È consigliato per esempio fare l'inventario a reparti, a categorie di prodotto o a marchio.

Questo consente di effettuare l'operazione in maniera più snella e veloce, individuando comunque eventuali anomalie che possono essere poi costantemente monitorate.

Il valore delle differenze inventariali, così come del resto il valore dell'inventario stesso, può essere calcolato prevalentemente secondo due modalità, molto soggettive: sul prezzo di acquisto del prodotto o sul prezzo di vendita del prodotto.

Come ridurre le differenze inventariali

Per ridurre le differenze inventariali è fondamentale conoscere la natura del problema e in funzione di essa è possibile intervenire in diversi modi.

Se le cause delle differenze inventariali sono di natura criminale esterne

Innanzitutto è opportuno analizzare il layout del locale.
È conveniente che la scaffalatura e relativi prodotti esposti siano ben visibili.
Meglio quindi se gli scaffali non sono troppo alti e, in caso di ambienti spaziosi con punti nascosti, valutare se possibile posizionare delle telecamere.

Se i prodotti sono di piccole dimensioni, soprattutto se di valore cospicuo, si possono prevedere scaffali o vetrine chiuse.

Altri accorgimenti per dissuadere il taccheggio possono essere:

• Un impianto di videosorveglianza
• Barriere antitaccheggio e relative etichette applicate ai singoli prodotti
• Sistemi di allarme
• Personale di sorveglianza

Se le cause delle differenze inventariali sono di natura criminale interne

Se i furti avvengono da parte dei collaboratori, indubbiamente la situazione è un pò più particolare.

Il modo più efficace per dissuadere il personale interno a non commettere frodi ai danni dell'azienda, è quello di automatizzare le attività con un sistema evoluto che tiene traccia di tutte le attività che vengono effettuate.

Poichè come abbiamo visto sopra, le frodi interne avvengono per la maggior parte in cassa, un buon software gestione cassa, che registra in tempo reale tutte le attività, aiuta da una parte a disincentivare il personale a compiere attività illecite, dall'altra ad avere una certezza di quanto succede.

Poichè la cassa, pur essendo il punto cruciale dell'attività, non è la sola area da controllare, il programma di cassa deve avere al suo interno anche un software gestione magazzino.

Un applicativo strutturato in questo modo, viene in aiuto anche per verificare e tenere traccia delle movimentazioni di tutta la merce, da momento dell'entrata in magazzino, fino all'uscita.

In questo modo si riesce a risalire e quindi a contrastare anche eventuali furti dei fornitori.

Se le cause delle differenze inventariali sono di natura operativa

Come abbiamo visto, la causa operativa principale, soprattutto per determinati settori come l’abbigliamento, è imputabile a errori amministrativi e contabili.

In questo caso è molto importante sicuramente avere una buona contabilità negozio, seguendo delle procedure ben precise che non lasciano spazio a iniziative.

Solo così è possibile arginare questo tipo di problematica.

Per quanto riguarda le altre cause e quindi: merce scaduta/deteriorata, scarti e rotture, sfridi, usi non conformi, mancati freddi, si può procedere su diversi fronti:

• Adottare apparecchiature tecnologiche che creino ambienti consoni alla conservazione dei prodotti
• Fare una buona gestione magazzino, in modo tale da strutturare ambiente e scaffalature più adatte possibile alla tipologia di prodotti trattati
• Gestire in modo accurato i lotti e le scadenze dei prodotti e avere sempre la situazione dei prodotti in giacenza aggiornata in tempo reale, cosa possibile con l'utilizzo di un software gestionale per negozio evoluto.

Una buona gestione delle scorte e dei riassortimenti aiuta a ordinare un quantitativo di merce più allineato alle esigenze.

Per quanto riguarda queste cause, un ultimo accorgimento molto importante per ridurre le differenze inventariali, è quello di effettuare un documento di scarico, che come causale riporta la dicitura "merce scaduta" o, a seconda del caso, "merce danneggiata non vendibile".

In questo modo la merce viene scaricata dal magazzino e quindi dall'inventario fisico dell'azienda.

Fonte dei dati  utilizzati per l'elaborazione di questo articolo Crime & Tech