La gestione magazzino nella vendita al dettaglio
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Per differenze inventariali si intende la differenza tra le quantità di prodotti che dovrebbero essere presenti in magazzino e quelle che effettivamente vengono rilevate al momento dell'inventario negozio, magazzino fisico.
Le cause delle differenze inventariali possono essere imputabili a diversi fattori.
Individuare queste cause è fondamentale per intervenire e arginare queste discrepanze che, se non gestite, rischiano di compromettere la redditività dell'attività commerciale.
Vediamo quali sono le principali cause delle differenze inventariali e come prevenirle.
Indice degli argomenti
Le cause delle differenze inventariali sono imputabili principalmente a 9 fattori.
Questi fattori a loro volta si suddividono in due categorie:
Differenze inventariali per cause criminali
Differrenze inventariali per cause operative
Vediamoli nel dettaglio
La causa principale delle differenze inventariali per cause di natura criminale è da attribuire ai furti esterni.
I furti esterni possono essere di diverse tipologie.
Le frodi impattano in maniera diretta nelle differenze inventariali, e più in generale sulla gestione magazzino e punto vendita.
L'uscita dal magazzino di prodotti non regolarmente pagati infatti, crea delle differenze che possono essere rilevate solo attraverso un inventario.
Il secondo punto delle cause criminali in ordine di importanza è relativo ai furti e alle frodi interne.
Le principali attività a danno dell'azienda da parte del personale interno, che impattano in maniera molto importante sulle differenze inventariali sono:
Un'altra causa delle differenze inventariali di natura criminale è data dai furti commessi dai fornitori, che sono prevalentemente i fornitori dei servizi logistici, pulizie, sorveglianza, e anche i fornitori di merci stessi.
Gli errori amministrativi e contabili sono una delle cause maggiori, di natura operativa, delle differenze inventariali.
I settori che risentono particolarmente di questa problematica sono:
Tuttavia gli errori amministrativi e contabili non sono l'unica causa di natura operativa.
Ci sono le differenze inventariali dovute a merce scaduta/deteriorata, scarti e rotture, che interessano prevalentemente i Supermercati, Ipermercati e Discount, e tutte le attività che trattano prodotti deteriorabili e con scadenza.
Infine tra le altre cause troviamo: gli sfridi, gli usi non conformi e i mancati freddi.
Per individuare le differenze inventariali è fondamentale fare un inventario magazzino.
Poichè come abbiamo visto sopra, le cause delle differenze inventariali possono essere molteplici e soprattutto di diversa natura, effettuare un inventario periodico è essenziale per individuare i punti deboli sui quali intervenire in maniera tempestiva.
È consigliato per esempio fare l'inventario a reparti, a categorie di prodotto o a marchio.
Questo consente di effettuare l'operazione in maniera più snella e veloce, individuando comunque eventuali anomalie che possono essere poi costantemente monitorate.
Il valore delle differenze inventariali, così come del resto il valore dell'inventario stesso, può essere calcolato prevalentemente secondo due modalità, molto soggettive: sul prezzo di acquisto del prodotto o sul prezzo di vendita del prodotto.
Per ridurre le differenze inventariali è fondamentale conoscere la natura del problema e in funzione di essa è possibile intervenire in diversi modi.
Innanzitutto è opportuno analizzare il layout del locale.
È conveniente che la scaffalatura e relativi prodotti esposti siano ben visibili.
Meglio quindi se gli scaffali non sono troppo alti e, in caso di ambienti spaziosi con punti nascosti, valutare se possibile posizionare delle telecamere.
Se i prodotti sono di piccole dimensioni, soprattutto se di valore cospicuo, si possono prevedere scaffali o vetrine chiuse.
Altri accorgimenti per dissuadere il taccheggio possono essere:
Se i furti avvengono da parte dei collaboratori, indubbiamente la situazione è un pò più particolare.
Il modo più efficace per dissuadere il personale interno a non commettere frodi ai danni dell'azienda, è quello di automatizzare le attività con un sistema evoluto che tiene traccia di tutte le attività che vengono effettuate.
Poichè come abbiamo visto sopra, le frodi interne avvengono per la maggior parte in cassa, un buon software gestione cassa, che registra in tempo reale tutte le attività, aiuta da una parte a disincentivare il personale a compiere attività illecite, dall'altra ad avere una certezza di quanto succede.
Poichè la cassa, pur essendo il punto cruciale dell'attività, non è la sola area da controllare, il programma di cassa deve avere al suo interno anche un software gestione magazzino.
Un applicativo strutturato in questo modo, viene in aiuto anche per verificare e tenere traccia delle movimentazioni di tutta la merce, da momento dell'entrata in magazzino, fino all'uscita.
In questo modo si riesce a risalire e quindi a contrastare anche eventuali furti dei fornitori.
Come abbiamo visto, la causa operativa principale, soprattutto per determinati settori come l’abbigliamento, è imputabile a errori amministrativi e contabili.
In questo caso è molto importante sicuramente avere una buona contabilità negozio, seguendo delle procedure ben precise che non lasciano spazio a iniziative.
Solo così è possibile arginare questo tipo di problematica.
Per quanto riguarda le altre cause e quindi: merce scaduta/deteriorata, scarti e rotture, sfridi, usi non conformi, mancati freddi, si può procedere su diversi fronti:
Una buona gestione delle scorte e dei riassortimenti aiuta a ordinare un quantitativo di merce più allineato alle esigenze.
Per quanto riguarda queste cause, un ultimo accorgimento molto importante per ridurre le differenze inventariali, è quello di effettuare un documento di scarico, che come causale riporta la dicitura "merce scaduta" o, a seconda del caso, "merce danneggiata non vendibile".
In questo modo la merce viene scaricata dal magazzino e quindi dall'inventario fisico dell'azienda.
Fonte dei dati utilizzati per l'elaborazione di questo articolo Crime & Tech
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