Spese mensili di un negozio: quali sono e come ridurle

Le spese mensili di un negozio si differenziano in spese fisse, o costi fissi e spese variabili o costi variabili.

È molto importante tenere traccia di entrambe le tipologie, registrandole e monitorandole costantemente.

Questo consente di capire se l'attività sta producendo il giusto guadagno.

Spesso infatti, nonostante le vendite siano buone, i risultati finali non sono soddisfacenti e in molti casi questo succede proprio perchè determinati costi vengono sottovalutati o addirittura non considerati.

Ma quali sono i costi di un negozio?

Vediamoli insieme.

Indice degli argomenti

• Quali sono i costi di gestione?
• Quali sono i costi fissi e variabili?
• I costi di gestione nascosti
• Come ottenere una riduzione dei costi
• Linee guida per la riduzione dei costi

Quali sono i costi di gestione?

I costi di gestione per un'attività commerciale sono diversi e possono avere una frequenza differente, mensile, semestrale, annuale, a seconda della tipologia di costo.

I costi di gestione principali sono:

• Affitto del locale o rata del mutuo. A meno che l'immobile non sia di proprietà, il canone di locazione o la restituzione del prestito sono un costo fisso di gestione.
• La manutenzione ordinaria dei locali, come le pulizie per esempio
• Spese energetiche: illuminazione, riscaldamento...
• Assicurazioni. Di solito un'attività commerciale ha un'assicurazione di responsabilità civile per eventuali danni procurati a terzi o una polizza contro il furto.
• Le tasse locali; asporto rifiuti, insegna del negozio...
• Costi per il personale, compresi i contributi prevvidenziali, indennità, malattia etc.
  In caso di gestione in prima persona, i contributi prevvidenziali sono comunque un costo fisso del titolare dell'azienda.
• Servizio di contabilità: consulente, dichiarazione dei redditi...
• Costi di comunicazione e pubblicità
• Costi delle merci
• Costo della gestione del magazzino
• Costo di attrezzatture informatiche, come può essere per esempio un software gestionale per negozio

Quali sono i costi fissi e variabili?

I costi si suddividono in costi fissi e costi variabili.

Costi fissi

I costi fissi cono quelli che non sono legati all'andamento delle vendite.

L'affitto del locale per esempio, le spese energetiche, il consulente contabile.

Costi variabili

Al contrario, i costi variabili sono quelli che cambiano a seconda delle vendite.

Il costo variabile più importante è sicuramente quello legato all'acquisto della merce e relativo costo del trasporto.

Se le vendite sono alte, sarà necessario fare più riassortimenti e quindi anche l'investimento economico da fare sarà a sua volta più alto.

La pubblicità è un costo variabile, si può decidere di farla oppure no. Dal punti di vista di strategia aziendale non si può semplificare l'attività in questi termini, ma per le spese del negozio si.

Il costo del personale richiede una considerazione diversa.

Facciamo un esempio pratico.

Il negozio si trova all'interno di un centro commerciale, e quindi aperto 12 ore al giorno.
C'è bisogno di due persone che lavorano a turni.
In questo caso possiamo parlare di costo fisso.

Lo stesso punto vendita il sabato e la domenica ha dei picchi di lavoro che richiedono più personale, magari a chiamata come spesso succede nelle attività commerciali.

In questo caso parliamo di costo variabile.

Si può decidere infatti di inserire più personale, oppure semplicemente di abbassare la qualità del servizio clienti.

In ogni caso il negozio rimarrà aperto anche senza rinforzare l'organico, in caso contrario invece il costo della persona in più sarà proporzionale alla maggiorazione delle vendite della giornata.

Quindi riepilogando:

Le spese fisse sono quelle che si ripetono ogni mese, indipendentemente dalle vendite. Queste includono, ad esempio, l'affitto, la bolletta elettrica, le tasse e i costi di manutenzione.

Le spese variabili dipendono dal volume di affari del negozio.

Sono costi che variano in base alle vendite mensili come l'acquisto di materiale da
rivendere, il salario dei dipendenti in alcuni casi, le spese di spedizione.

Per gestire al meglio le finanze, è importante monitorare costantemente le entrate e le uscite ed effettuare una regolare verifica delle spese per assicurarsi che siano in linea con le aspettative e i budget stabiliti.

I costi di gestione nascosti

I costi nascosti sono tutti quei costi che non sono direttamente imputabili al prodotto.

Spesso nella gestione negozio questi costi non vengono considerati, o comunque vengono sottovalutati, motivo per cui diventa poi difficile rispettare i risultati prefissati e non solo.

Non considerare tutti i costi di gestione nascosti può portare a modificare notelvomente i profitti.

È fondamentale considerare a fondo tutti i costi che potrebbero non essere inclusi nelle normali spese mensili del negozio come l'affitto, l'energia elettrica e le imposte e, poiché alcuni di questi costi possono variare da mese a mese, è fondamentale assicurarsi sempre di tenere sotto controllo la situazione contabile e finanziaria.

Come ottenere una riduzione dei costi

Per ridurre le spese mensili di un negozio è necessario procedere su più fronti.

La prima cosa da fare è assicurarsi di tenere una buona contabilità negozio.

Non importa se c'è un professionista come il commercialista che gestisce le pratiche contabili.

Nella maggior parte dei casi il suo lavoro è quello di registrare i costi e i ricavi ai fini IVA, oltre che redigere il bilancio a fine anno ovviamente, e di dare qualche indicazione di massima.

È l'esercente però che ha il polso della situazione, che sa quali sono i prodotti che deve acquistare per rivendere, le attività di marketing che deve fare per avere più clienti,
come gestire il magazzino per monitorare al meglio le giacenze e i riordini.

In pratica è il titolare dell'attività che sa cosa gli serve per arrivare ai budget prefissati.

Quindi:

Come gestire le spese di un negozio?

Ma soprattutto:

Come gestire le spese di un'attività con l'obiettivo di ottenere una riduzione del costo?

Per ridurre le spese mensili di un negozio è necessario esaminare attentamente tutte le voci che creano passività, ossia uscite di denaro.

In questo modo si riesce a capire se ci sono spese superflue che possono essere ridotte se non addirittura eliminate.

Linee guida per la riduzione delle spese

1 - Registrare tutti gli acquisti

È fondamentale registrare tutte le fatture di acquisto.

Per farlo, l'ideale è utilizzare un software retail, meglio ancora se il gestionale consente un'importazione automatica delle fatture fornitore direttamente dal formato elettronico.

In questo modo non solo si registrano tutti i documenti di acquisto, ma si hanno addirittura tutti i costi voce per voce, dove si vede in qualsiasi momento ogni eventuale variazione di prezzi di fornitura.

Se non si utilizza un gestionale, si può registrare il tutto su un foglio Excel.

È necessario inserire tutte le voci di costi fissi e variabili che abbiamo visto sopra e tenerli costantemente aggiornati.

La registrazione delle spese deve avvenire immediatamente dopo avere ricevuto il documento fiscale di acquisto, solo così è possibile avere la situazione sempre sotto controllo e intervenire in caso di necessità.

2 - Creare dei centri di costo

Per ogni prodotto o servizio che si acquista, o comunque per ogni singola spesa che si sostiene, abbinare un centro di costo, ossia una categoria nella quale convoglieranno tutte le voci di spesa simili.

Semplifichiamo il concetto facendo un esempio pratico.

Se si fanno delle attività pubblicitarie, come per esempio volantinaggio, si sosterranno dei costi per la grafica, la stampa, la distribuzione.

Ognuno di questi costi andrà nel centro di costo chiamato per esempio Pubblicità.

Se si fanno delle attività di marketing con un consulente esterno che lavora per esempio le tue pagine social, si fanno degli annunci sponsorizzati, acquisti sms da inviare ai clienti e così via, per questi costi si può creare un centro di costo chiamato Marketing.

Questo è un esempio di centri di costo.
Come si può vedere, non solo si ha la spesa sostenuto nell'arco di un anno, ma anche l'incidenza percentuale di ogni singolo centro di costo, sui totali complessivi.

Questa attività è molto importante perchè consente di avere un'analisi dettagliata di tutte le voci di spesa e di valutare se e dove intervenire con eventuali tagli.

3 - Monitorare costantemente il magazzino

Monitorare costantemene la situazione di magazzino è un'altra attività molto importante.

È fondamentale analizzare soprattutto l'indice di rotazione di ogni prodotto, questo consente di capire quali sono i prodotti che si vendono maggiormente.

Quando si definisce la strategia commerciale spesso si introducono marchi o prodotti che in realtà poi non rendono come preventivato.

Analizzando l'indice di rotazione, KPI fondamentale nella gestione di un magazzino, si capisce se determinati prodotti conviene continuare ad acquistarli, o se la richiesta è talmente bassa che la vendita non giustifica il costo di acquisto e di immagazzinaggio.

4 - Analizzare i margini di vendita

Per ogni categoria prima di tutto, ma in secondo luogo anche per ogni singolo articolo, analizzare attentamente il margine di vendita.

Purtroppo molto spesso il prezzo dei prodotti e servizi offerti è stabilito dal mercato, se non addirittura dal fornitore. Questo significa che il ricarico che si riesce ad applicare a volte non è conveniente per raggiungere il punto di pareggio.

È sempre bene analizzare se gli articoli che hanno un margine di guadagno molto basso è conveniente trattarli o se il costo di fornitura non giustifica i guadagni.

5 - Verificare con attenzione le giacenze per prodotto

Quando si fanno gli acquisti è importante porsi un budget ben preciso ben preciso.

Comprare dei prodotti solo perchè in promozione o acquistare quantitativi molto alti perchè imposti dal fornitore, va bene solo se si hanno delle previsioni di vendita, fatte anche sulla base di dati storici.

In alcuni casi infatti può risultare più conveniente, soprattutto a medio e lungo termine, acquistare a prezzi meno vantaggiosi, ma in quantità commisurate alla richiesta.

Stabilire un budget di acquisto, fatto ovviamente secondo criterio, predispone all'quisto solo di quei prodotti che hanno realmente bisogno di essere riassortiti. Spesso infatti gli acquisti vengono fatti un pò per abitudine e un pò per sensazione.

Il controllo analitico delle scorte e una valutazione dei pro e contro che può portare una rottura di stock, può fare scoprire che per determinati prodotti si risparmia di più a non comprarli che a riempire il magazzino.

6 - Analizzare i fornitori

Se vengono acquistati prodotti a prezzo elevato o con margini di profitto troppo bassi, è possibile considerare alternative più economiche.

Inoltre è importante scegliere fornitori con prezzi competitivi. Controllare se sono disponibili offerte speciali o promozioni può aumentare i risparmi.

Si può anche considerare l'acquisto all'ingrosso per ottenere sconti su grandi volumi di acquisto (sempre che si sia fatta una valutazione della domanda)

Per fare questo ovviamente è indispensabile avere una previsione di vendita molto dettagliata.

Gli acquisti in quantità importanti sono infatti convenienti solo se si è sicuri del prodotto e della richiesta anche in relazione al periodo.

7 - Lavorare sulla fidelizzazione dei clienti

Acquisire un nuovo cliente è mediamente 6 volte più costoso di quanto non lo sia mantenere un cliente esistente.

Se tra i costi di gestione del negozio, le voce marketing e pubblicità hanno un contributo importante, valutare di lavorare in maniera importante sulla fidelizzazione dei clienti.

Promozioni mirate sui clienti fedeli, campagne di raccolta punti con cashback o premi possono essere una buona soluzione per ridurre notevolmente gli investimenti pubblicitari.