Organizzare un magazzino può sembrare un'attività complessa, soprattutto quando le referenze sono molte e di diversa natura.
Ci sono dei momenti infatti in cui il controllo della situazione viene a mancare: prodotti finiti in un angolo chissà da quanto tempo, articoli misteriosamente spariti e poi ritrovati, referenze scadute, insomma, un pò di confusione generale.
Se anche tu hai un'attività e senti la necessità di una buona riorganizzazione magazzino, in questa pagina troverai 7 semplici consigli per creare velocemente delle procedure che saranno efficaci per sempre!
Prendi carta e penna o un foglio di excel, come preferisci, e inizia a stilare un elenco di tutte le referenze che hai a magazzino.
Mano a mano che le scrivi raggruppale fisicamente in modo da averle tutte vicine per tipologia.
Ovviamente se utilizzi un gestionale magazzino i prodotti saranno presenti nel programma, non dovrai quindi fare altro che estrapolare le informazioni e procedere con il raggruppamento.
Adesso che hai una visione chiara di quali sono i prodotti che hai in magazzino e quale è il loro ingombro, inizia ad organizzarti con le aree di stoccaggio.
Per organizzare il magazzino nel migliore dei modi, valuta se è il caso di aggiungere o togliere scaffali in base agli spazi che andranno ad occupare tutte le referenze.
Inizia ora a posizionare la merce a scaffale, e mano a mano che lo fai segnati nel foglio accanto all'articolo il numero corrispondente alla quantità.
Nel posizionare le referenze identifica i prodotti che vendi maggiormente, e dedica a loro lo spazio a cui si può accedere più facilmente.
A questo punto hai a disposizione l'inventario del tuo magazzino.
Verifica che tutte le referenze abbiano un loro codice identificativo, che generalmente viene assegnano dal fornitore.
La tipologia di codifica più utilizzata è quella del codice a barre.
In caso di articoli sprovvisti puoi procedere tu con la loro creazione.
Leggi anche: La gestione magazzino nella vendita al dettaglio
Calcola la media dei tempi di permanenza ed evasione delle movimentazioni.
Per conoscere il periodo di giacenza media di un prodotto a magazzino si divide un periodo che si intende prendere in esame, un mese, tre mesi un anno etc, e lo si divide per l'indice di rotazione del prodotto.
In questo modo comprenderai per quanto tempo, in termini di giorni, settimane, mesi ogni porzione del magazzino rimarrà occupata, in funzione della tipologia di prodotto a scaffale.
Leggi anche: L'indice di rotazione del magazzino
A questo punto l'organizzazione magazzino della tua attività ha iniziato a prendere forma:
Adesso è importantissimo creare una procedura per fare in modo che questa impostazione di lavoro non vada persa e che la situazione si aggiorni automaticamente.
Per fare questo procediamo come segue:
Il sistema più efficace per mantenere una visione completa ma soprattutto corretta nell'organizzazione del tuo magazzino, è quello di iniziare a tenere traccia permanente di tutte le referenze che hai a magazzino.
Poichè i prodotti entrano ed escono dal magazzino in continuazione, per fare questo è fondamentale effettuare sistematicamente i carichi e gli scarichi di magazzino.
Sembra una banalità, ma sono molte le aziende che per vari motivi spesso trascurano queste operazioni, soprattutto quella di carico.
Vediamo nel dettaglio come procedere.
Hai già creato il tuo foglio di excel sul quale hai registrato gli articoli e relativa quantità presenti in azienda.
Il tuo impegno ora è quello di registrare ogni nuovo prodotto che entra nel tuo magazzino.
Cerca di farlo sistematicamente per due motivi ben precisi: il primo è che rischi che qualche cartone finisca in un angolo e va nel dimenticatoio; il secondo è che se inizi a vendere prima ancora di avere registratore il prodotto entrato non avrai una situazione corretta.
Per lo stesso motivo ogni prodotto che esce dall'azienda deve essere registrato. Se hai un programma di gestione lo scarico del magazzino dovrebbe essere automatico nel momento stesso in cui emetti il documento fiscale o il documento di trasporto.
Se ciò non avviene, prendi nota manualmente delle vendite e aggiorna su un'altra colonna lo stesso foglio di excel sul quale hai registrato in precedenza.
Leggi anche: Carico e scarico magazzino, come effettuare una corretta registrazione delle attività
A seconda del tipo di attività che gestisci e dei prodotti che tratti, organizzare il magazzino senza un supporto informatico può risultare più o meno complesso.
Ad esempio, se hai un negozio che movimenta in uscita una media di 10/15 prodotti al giorno mantenere le procedure gestione magazzino che abbiamo visto nei punti precedenti richiede pochissimo tempo.
In questo caso puoi utilizzare un foglio di Excel per registrare le entrate e le uscite e aggiornare costantemente.
Se invece hai un'attività che movimenta quotidianamente un certo numero di articoli, un gestionale magazzino diventa un valido supporto sia per la gestione quotidiana, sia per il controllo completo di tutta l'attività.
Un buon programma di gestione infatti ti consente di automatizzare tutte le procedure di gestione dei movimenti di magazzino, velocizzando i tempi e riducendo l'errore manuale.
Adesso che hai letto i nostri consigli sulla Gestione magazzino, puoi iniziare passo passo ad applicare queste procedure anche alla tua attività.
La fase iniziale richiede sicuramente tempo e pazienza, ma un magazzino ben organizzato contribuisce in maniera determinante al buon andamento di tutta l'attività.